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文書管理とISO9001の関係性とは? 取得方法や要求事項も解説

「ISO9001」とは何を示す言葉なのか皆さんご存知でしょうか?
「ISO9001」はISO規格の1つで、良い製品やサービスを持続的に提供するための仕組みが規定されています。これを取得することでその企業は対外的に品質管理についての信用度が向上します。ここではそんな「ISO9001」と文書管理の関係についてご紹介します。品質管理の規格と文書管理が一体どんな関わりを持つのかイメージが湧かないという方もこの機会に是非知っていただけたらと思います。

「ISO9001」とは?

そもそもISOとは何か?
まず、ISOとはいったいどんなものなのか確認しましょう。
ISO(International Organization for Standardization)とは「国際標準化機構」といい、国際的な取引を円滑にするため、製品やサービスを「世界中で同じ品質、同じレベルのものを提供できるようにする」というコンセプトで設定されている国際的な規格のことです。
実際の製品を対象とする「モノ規格」や、組織の品質に対する活動を管理するための仕組みについて制定された「マネジメントシステム規格」が存在します。

ISOの規格の1つ「ISO9001」
「ISO9001」はISOの規格の中でも「マネジメントシステム規格」の中の「品質マネジメントシステム」に該当し、より良い製品やサービスを持続的に提供するための仕組みが規定されており、業種を問わず認証を取得することが可能です。
品質保証のルールを作成することで製品やサービスの品質を継続的に改善し、顧客満足度を高めることを目的としています。
すこし堅苦しい内容で難しい印象を受けますが、簡単に言えば「ISO9001」とは一定の水準で作成された製品やサービスを提供することで顧客の満足度を向上させる世界規模の規格という事です。
そのため「ISO9001」を取得すると、品質管理について一定の基準をクリアしている企業であることが認められているとして、企業の信用力が上昇するメリットがあります。

では、この「ISO9001」は文書管理とどのように関係するのでしょうか?

「ISO9001」品質マネジメントシステムと文書管理

「ISO9001」の品質マネジメントシステム要求事項の1つに品質管理マニュアルや社内規程の文書管理がしっかりしていることが求められており、「ISO9001」の認証取得に文書管理は必須となっています。

では実際に要求事項の一部を確認してみましょう。

  • 文書が必要なときに、必要なところで、入手可能かつ利用に適した状態であること
  • 文書化した情報が十分に保護されていること
  • 配布、アクセス、検索及び利用が出来ること
  • 読みやすさが保たれること
  • 変更の管理(例えば、版の管理)が出来ていること
  • 保持及び廃棄が適切になされていること

以上が主な要求事項です。文書を作成するだけでなく、その後の更新や、保管、使用方法についても要求されており、これをクリアしなければ「ISO9001」を取得することが出来ません。
これを達成するため文書管理は欠かせないのです。
業種を問わず企業にとって文書管理とは、「ISO9001」取得により対外的な信用力や顧客満足度を向上させるために欠かせない業務の1つであることがわかります。

「ISO9001」を取得しなければ文書管理は不要?

ここまで、「ISO9001」を取得するために文書管理が大切であるとご紹介してきましたが、これを取得しない企業には文書管理は不要なのでしょうか?
いえ、文書管理は「ISO9001」を抜きにしても企業には欠かせない業務なのです。

業務効率の向上
文書管理とは、紙媒体の文書や電子データをただ保存しておくというだけではありません。正しい状態で保存、更新、取り出す際に誰でも迷うことなくすぐに取り出せることが求められます。
特に版の管理機能や検索機能、アクセス権限の設定などを充実することで、誤った文書の使用によるミスの軽減や、文書を探す時間の短縮となり業務効率の向上に繋がります。

法律で定められた文書の取扱
企業が作成する会社文書には保管期間が法律によって定められています。
対象の文書は経理関係書類、人事関係書類、総務関係書類と大きく3種類に分類されます。
更に100以上もの文書種類に分けられており、短いものなら1~2年間、長ければ永久に保存しなくてはなりません。
有効期限などの設定を文書に行い、企業は作成した文書がどの性質を持つ文書であるかを認識し、正しく保管を行うことが必要です。
これが正しく行われないと破棄すべき書類がいつまでも残り続けキャビネットを圧迫したり、書類の更新期限を逸してしまったりして、最悪な場合業務に差し障わることに繋がります。

このように「ISO9001」を取得しない場合も文書管理は企業において重要な業務なのです。

「ISO9001」と文書管理システム

「ISO9001」は2015年にも文書について改訂があり、その1つとして「品質マニュアルの作成要求を廃止」が定められました。このように「ISO9001」は数年に一度、改訂されることがあり、その都度臨機応変に対応できることが求められます。それには変更に対応できる文書管理システムを利用することが最も効率的と言えるでしょう。
また、紙媒体での保管は文書の種類や量が多くなればなるほど保管や管理が難しくなります。
文書管理システム上で、電子化されたデータを管理することで保管や管理の手間を大幅に省くことが出来ます。
文書管理システムには以下の機能があることが多くなっています。様々なシステムがある中でどの機能が自分の会社にとって必要なのかよく吟味して選択することが大切です。

よくある機能

  • 版管理が可能で更新履歴を確認することが出来る。
  • 検索機能で大量のデータから即座に目的の文書を取得出来る。
  • 有効期限の設定が出来る。
  • ワークフロー機能が使える。
  • アクセス権を設定することが出来る。

まとめ

今回は「ISO9001」と文書管理の関係についてご紹介しました。 より良い製品やサービスを持続的に提供するための仕組みが規定されている「ISO9001」ですが、この取得要件に文書管理が定められているという事は、より良い製品やサービスの提供において文書管理が必須であることが世界的に認められているという事でもあります。「ISO9001」の取得に関わらず文書管理を重要な業務の一環として知って頂ける機会となれば幸いです。

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