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図面管理規定から求められる文書管理システムとは?

企業が社内の文書を適切に管理するために文書管理規定を作成し、その規定に則り運用されていますが、図面についてはより細かく図面管理規定を定めている企業も少なくありません。今回は、図面管理規定から図面を管理する上で必要な文書管理システムについて考えてみます。

文書管理規定と図面管理規定の関係

図面といっても文書のカテゴリーの中では技術文書の1つです。図面の取り扱いがそこまで多くない企業については、文書管理規定のなかに図面の管理についても記載し規定として定めています。文書管理規定については以前に解説していますのでこちらも合わせてお読みください。
文書管理規定のポイントとは?保存期間やISO9001についても解説」をご覧ください。

製造業や建設業など図面の取り扱いが多い企業は、図面の取り扱いについても規定を定めています。例えば「品質管理規定」「図面管理規定」「設計管理規定」など業務を遂行する上で必要な規定を作成し社内の運用を統一しています。

図面管理規定にて定められる項目

図面管理規定は企業により様々ですが、今回はよく定められている項目をピックアップしてみます。

・図面の作成、授受・・・・・・・分類番号やファイル名の付与ルール、製図の制定
・伝達、共有・・・・・・・・・・関係者への伝達方法、共有制限の取り決め
・図面の審査、承認・・・・・・・審査、承認の手順を取り決め
・図面の改訂・・・・・・・・・・修正・変更の管理方法
・図面の管理(原図、複写図)・・原図、複写図の管理方法、保管場所
・保管、保存・・・・・・・・・・利用方法、利用制限、検索制限の取り決め
・廃棄・・・・・・・・・・・・・廃棄図面の取り扱い方法

実際には、取扱部署や管理責任の所在など、もっと細かく規定を定めていますが、今回は文書管理システムに必要な機能という観点から抜粋して記載しております。では、これらの図面管理規定を文書管理システムで管理するとなると、どのような機能が必要になってくるでしょうか。次の項では文書管理システムで必要な機能を解説します。

図面管理規定を文書管理システムで管理する為に必要な機能

文書管理システムには、文書を適切に管理するための様々な機能を実装しています。ここでは前項でピックアップした項目に対して文書管理システムで必要な機能を説明します。

・図面の作成、授受・・・・・採番機能、属性情報
              ルールに基づき自動で採番できる機能
              実データと属性情報を紐づけて管理できる機能

・伝達、共有・・・・・・・・通知機能、アクセス権制御機能
              図面に変更があった際に即座に情報連携できる機能
              メールによるURL通知やチャットツールによる通知機能
              閲覧や印刷、編集といったアクセス制御

・図面の審査、承認・・・・・ワークフロー機能
              業務の申請手続きを電子化・自動化する機能

・図面の改訂・・・・・・・・履歴管理、版管理
              変更・修正の履歴を管理できる機能

・図面の管理・・・・・・・・レンディション機能(原図、複写図)
              原図と修正可能なデータを合わせて管理する機能
              履歴管理機能と一緒に搭載されていることもある

・保管、保存・・・・・・・・検索機能、有効期限機能
              対象の図面にすばやくアプローチするための検索機能
              属性検索、全文検索など
              図面毎の保存期間、保管期間を管理できる機能

・廃棄・・・・・・・・・・・廃棄機能(削除機能)
              有効期限が切れた図面に制限をかける機能

文書管理システムの登場までは、図面管理規定を策定し、ファイルサーバー+紙図面で管理してきましたが、手作業や運用でのカバーも必要でした。仕分け作業や確認作業、廃棄作業などにも時間が必要となり、どうしても労働時間が長くなってしまいました。そして、長時間による作業は集中力を低下させミスにもつながりやすく作業効率の低下を招いていたのです。
近年は、電子化、電子承認、脱ハンコといった流れから、紙図面からデータ管理へ移行し文書管理システムを採用する企業も増えてきました。今まで人の手で作業していた業務を文書管理システムの持つ多彩な機能でカバーすることにより業務時間の短縮、人的ミスの低下、空いた時間の別業務振り分けなど、業務効率化を推し進めることも可能になってきました。

世の中には非常に多くの文書管理システムがリリースされていますが、文書管理システムを検討する上でポイントとなってくるのは、自社の図面管理規定に対応できるかつ、使い勝手のよい文書管理システムを探すことです。検討する際に、必要な機能が実装されているかはもちろん重要ですが、そればかりに気をとられ過ぎると操作性がおざなりになります。文書管理システムに限ったことではありませんが、機能が多ければ多いほど操作が複雑になる傾向があります。トライアルなどできるのであれば採用前に試してみるといいかもしれません。コスト見合いもありますがバランスの取れた製品を選定することがポイントとなります。

まとめ

今回は図面管理規定から求められる文書管理システムについてお伝えしてきました。図面管理規定を策定した後に、上手く運用ができていない、管理できていないと感じていましたら、是非一度、文書管理システムを検討してみてはいかがでしょうか。

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