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自治体に必要な文書管理システムとは?

行政改革の象徴として「脱ハンコ」や「電子化」「電子決済」といったキーワードがクローズアップされるようになってきました。民間企業についてはテレワークが推奨され在宅勤務制度が導入されはじめました。それに伴って働き方の変化に対応するために文書を電子化し文書管理システムで適切に管理する企業も増えてきました。一方で自治体はどうなっているでしょう。今回は自治体に注目し、自治体に必要な文書管理について解説します。

自治体における文書管理とは

自治体における文書管理は、紙文書での管理が一般的でしたが電子化が進むにつれて、また、公文書法が制定されることにより業務専用のシステムを導入し管理することも増えてきました。一方で紙文書もまだまだ多く、スキャンした電子文書を気軽に保存できたり、利用者間の共有のためにファイルサーバーも利用したりされております。近年ではファイルサーバーとは別に文書管理システムを導入される自治体も増えてきており、そこには自治体ならではの課題がありました。

自治体における文書管理の課題と解決策①

自治体が文書管理を行ううえで、まず課題としてあげられるのが検索性です。紙文書の場合は書庫に文書を取りに行って紙をめくって探しだしていましたが、電子化することにより自分のパソコン上から検索することができるようになりました。しかし、電子化してリネームしただけではファイル名でしか検索することができず、効率的とはいえません。かえって紙文書のほうか早く探し出せるといったお声もあります。

文書管理システムでの属性情報管理

文書管理システムであれば、電子文書に対してファイル名とは別に、カテゴリーや項目を紐付けて登録することができます。例えば、「令和〇年度」や「歴史公文書」「建設課」「管理No」「文書番号」といった、検索に必要な項目を設定し登録することにより、後々項目別に絞り込んで検索を行うことができるようになります。これを属性情報の登録といいます。今まで色々な文書から探し出していた時間を一気に短縮することができます。また、AI-OCR機能を使えば登録作業も簡単になります。スキャンをするだけで、所定の場所から文字情報を読み取り、属性情報として文書管理システムへ登録することができるようになります。文書管理システムへ属性情報を登録することは慣れないうちは手間となりますので、合わせて検討することにより業務の効率化を図ることができます。ただし、自治体によっては文書の電子化業務を外部に委託されている場合もありますので、年間で発生する委託費用とシステム導入にかかる費用を比べてみてはいかがでしょうか。

自治体における文書管理の課題と解決策②

次に最新情報の共有についてです。自治体では様々な文書を取り扱っておりますが、1人で作成し完結する文書もあれば複数の人が編集・更新をする文書もあります。履歴を残すため、編集・更新をするごとにファイル名を変更することが多いですが、文書数が増えるにつれ最新文書はどれか、正式な文書はどれかといった問題が起こりやすくなります。間違って古い文書で業務を進めてしまうと大変です。また、「いつ」「誰が」変更したかといった履歴を残すことにより先の業務の進行をスムーズに進めることができます。

文書管理システムでの履歴管理

文書管理システムには履歴管理という機能が標準で搭載されています。履歴管理機能とは電子文書にバージョンや改訂番号といった情報を持たせて管理する機能です。電子文書が編集されるとファイル名はそのままで新しいバージョンを作成し過去バージョンとセットで管理されます。文書管理システム上で電子文書は最新バージョンのみを表示させ、必要に応じて過去バージョンを確認・呼び出すことができます。また、過去バージョンだけをダウンロードすることができますので、資料作成時に一から作る必要もなく、とても便利です。さらに文書管理システム上ではリスト表示で「いつ」「誰が」変更した情報が一目で分かるようになっています。

自治体における文書管理の課題と解決策③

最後に文書の保存期間の管理の問題です。公文書法によると最長30年までの保存期間の設定が可能ですが延長も可能です。長期間の保存となると当時の経緯や履歴なども残っていない事が少なくありません。その結果、いつまでも廃棄されることなく保存されるために文書量は増加するばかりです。電子化することにより紙文書から電子文書への移行が進んでおりますが、ただ電子化をしてファイル名を変更し、ファイルサーバーへ保存するだけでは保存期間の管理は解決しません。台帳やエクセル表の管理だけでは管理が属人的になりやすくなります。

文書管理システムでの保存期間の管理

文書管理システムでは、登録した電子文書に対して保存期限をシステム上に設定し持たせることができます。さらに設定された保存期限に対し期限が近づいたことを利用者へお知らせする機能を搭載しております。例えば、保存期間を5年間と設定して、保存期間満了の1年前、3か月前、1か月前に利用者にシステムから通知を行うといったことが可能です。長期保存になると担当者の変更による引継ぎ漏れや、うっかり忘れなど、業務を標準化する上でも文書管理システムによる管理は有効です。文書管理システムがもつ履歴管理の機能と組み合わせるとより効果的でしょう。

まとめ

自治体における文書管理として見ていくと業務ならではの課題がありました。自治体に必要な文書管理システムとは、これらの課題を解決できるものでなければなりません。冒頭でお話したとおり「脱ハンコ」「電子化」「電子決済」といった行政改革の中でシステム改革もどんどん進んでいくと考えられています。同じような課題でお困りでしたら是非一度、文書管理システムを検討してみてはいかがでしょうか。

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