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図面の特性から考える文書管理とは？　文書管理と図面の共有ポイントも解説

図面には製造業や建設業で必要な「ものづくり」の情報が詰まっています。
この図面は図形情報が含まれることから情報伝達・共有が難しい資料です。
図面にはどのような特性があるかをしっかりと理解できるように、情報共有に必要なポイントを解説します。

図面とは？

図面は、製品や伝達情報を図形や文字を利用して表現したものです。
製造業では、自社製品を製造するために必要な部品の形状・寸法・材質・数量などの情報を記載して管理しています。
官公庁では、地図をベースに伝達情報を追記して管理しています。例えば、上下水道では「水道台帳」と呼び、地中に埋まっている水道管のサイズや位置・深さや建物までの引き込み位置などの情報を記載しています。
その他にも世の中を見渡して見えるものには全て図面が存在しています。鉄道では電車、レール、送電線、通信線、駅の建物など全て図面が存在しますし、信号機では警察が全ての図面を保管していて、故障や老朽化による交換などにも利用しています。

図面はなぜ必要か？

製造業では、極論すると、図面がないと実際の製品を作れません。
近年、製品設計は3D化が進み、3Dデータだけで製品作りができると思いがちですが、実際には図面情報から製造している企業が殆どなのです。
製造現場では、油・埃・鉄粉など、あまりクリーンではない環境の現場も多々存在します。そのような悪環境で精密機械であるタブレットPCを使うことが難しい事も多く、破れても簡単に差し替え可能で安価な紙図面が多用されています。
また、図面には形状や大きさを寸法として表現しますが、それ以外に「公差」という情報が記載されています。大量生産の場合や精密機械を製造する場合など、寸法通りに作ろうとしても数mm〜数μ（ミクロン）程度の誤差が発生することがあります。公差はこの精度の許容誤差を表現しています。例えば、穴に棒状の円柱を通す場合を考えてみましょう。この時、円柱の大きさが円より1μでも大きいと穴に通すことはできません。また穴が大きすぎると隙間ができてガタつきます。このような場合に寸法の横に「+0 −0.1」と公差を記載することで、製品の品質を一定レベルに保つ事ができるのです。
図面内に公差を記載する方法はJISで規定されていて、ルールに従い誤差を表現することで、誰でも間違いなく精度を共有できます。公差は3Dモデル上で表現することが難しい事もあり、図面による製品情報の伝達が必要不可欠となっています。 また、埋設物（上下水道、電線など）や建物設備（配管・電気・空調設備など）のように過去に作成したものの記録としても図面は活用されています。埋設物や建物設備は30〜50年以上使われ続けることから安全に維持するため、或いは当時の工事でどのようなものをどこに作ったのか、改修工事の度に壁を開けたり、土を掘り起こしたりして確認するわけにはいかないので、図面情報は必須となるのです。

図面の運用とは？

世の中の製品は多数の部品で構成されています。例えば、自動車では約3万の部品で製造されています。飛行機に至っては300〜400万の部品が必要で、航空機エンジン1基で10万部品もあります。
それぞれの部品は部品番号で管理し、規格品などの部品以外は部品番号毎に「部品図」が存在します。この数多くの部品をどのように組み立てるかは、ユニット単位での「組立図」として表現します。
この「組立図」には、部品の組立位置以外に、1ユニットを製造するために必要な部品番号・数量・材質などを記載した「部品表」が記載されています。企業によって「部品表」は「組立図」には記載せず、別表で「部品表」を作成しているところもあります。
指示書による作業依頼で設計業務を行いますが、作成した「部品図」「組立図」「部品表」は「検図」「承認」される事で原図となります。この原図を関係部署へ出図・配布して情報を共有しています。
また量産設計の場合は、まず試作の設計を行い、設計完了後に実際に製品を製造し、検証を行い、改善点を見直してから量産設計を行います。使用する規格品についても類似部品との価格を比較したり工数がかからない組み立て方法に見直したりして、製造原価を抑える工夫の結果が図面として表現されています。
このように「図面」は作成中〜製品がなくなるまで修正→改版を繰り返しますが、製造ミスがあると大損害が発生しかねません。 いかに製造ミスを発生させず利益をあげるかをどの企業も日々管理・工夫しながら図面の運用に細心の注意を払い続けています。

図面を文書管理システムで管理するメリット

製品の部品点数が増えれば増えるほど、複数メンバーで設計業務を実施することになります。また各ユニット別での設計変更で他の部品にも影響する場合、割り込みで全体的な設計変更作業を行わなければなりません。
至るところで設計変更が頻発している中で、設計を完了させる必要がでてくるのです。
この情報共有を間違いなくスムーズに行うためには、文書管理システムの活用をお勧めします。文書管理システムは製品により機能が異なりますが、図面の運用には、最低限「版管理」「属性管理」が必須機能です。
いつどの図面が更新され、更新前と後では何が異なるのかを比較できる事や、大量の図面のなかから目的の図面を部品番号などをキーに簡単に探せる事が必要なのです。 また近年では、情報漏洩リスクに意識が高まっていますので、スムーズな情報共有のためには、適切なアクセスコントロールが出来る機能も欲しいところです。

図面の特性から考える文書管理とは？　まとめ

図面は一般的な文書と異なり、図形で情報を伝達する資料です。製品を作り上げるための情報や過去からのノウハウも詰まっています。社外に漏れてしまうと、誰でも製品を製造できてしまうため、社外に絶対に漏らしてはいけない要の資料なのです。 文書管理システムでは、アクセス権の設定により情報漏洩リスクを低減できますし、活用したいときには簡単に検索できます。

弊社はその「図面管理」を安全に活用する文書管理システムをお客さまへご提案しております。

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