ファイル・文書ブログ

文書管理の見直しをしよう!テレワーク時代の見直しルールが大事な理由

リモートワークによる働き方の変化により、社内の文書管理の見直しを行う企業が増えています。理由は、今まで紙で配っていた会議資料や業務で使用していた資料が電子データに代わり、作成した電子データの管理に対して見直しが必要となっているからです。図面を取り扱う企業では、図面に対する図面管理だけではなく文書と図面を含めた総合的なドキュメント管理に関して、この機会に見直しを行ってはどうでしょうか。

なぜ文書管理の見直しを行うのか？

初めに、なぜ文書管理の見直しが必要となっているかを確認していきます。冒頭でも説明しましたが、最も大きな背景にはリモートワークによる働き方の変化があります。リモートワークにより、これまで紙を基本に行っていた業務が電子化された文書データのやり取りを行う時代になってきています。

つまり、電子化された文書データは紙での管理とは違った管理手法やルールが必要となります。リモートワーク向けの急ごしらえの文書管理ルールでは、企業は対応できなくなっているのです。

また、働き方の変化として、オフィスの移転やサテライトオフィスの利用が活発になっている影響もあります。場所が変わる事で紙ではなく電子文書に移行せざるを得なく、そのためにも見直しが必要となります。

文書管理の見直しが必要なことはおわかりいただけたと思います。しかし、まずは何から行うべきか、どこから手を入れたら良いか、すぐに行うにしても難しいと思います。それでは次に文書管理の見直しを行う際に、重要となる３つのポイントについて解説します。

文書管理の見直し時　3つのポイント

１． 見直しの目的を決める

まずは見直しの目的を決めることからスタートします。見直しのタイミングによって差異はあるかもしれませんが、文書管理を見直すことで何をしたいかを決めましょう。例えば、電子化したデータを対象にする場合は、電子化したデータに対し文書管理システムを使用してより効率的に管理することを目的とします。この機会に生産性向上のため、文書管理のルールから見直しを行い、マニュアルや部署ごとのルールも一から見直すことも良いと思います。

２． 電子化したデータの対応

2つ目は電子化したデータの対応です。これまで紙での業務が中心となっており、文書管理ルールが長い間更新されていない場合、マニュアルへの記載がされていないと思います。業務面から見ても電子化したデータへの対応がほとんどないケースが多いです。

そのため、ルールを見直す際には、電子化したデータへの対応方法についても確認する必要があります。ただ、電子化したデータに関する技術は進歩が早いので注意が必要です。電子化するまでに更新手続きや物理的な時間がかかる文書については、文書管理のシステムを利用したり、運用面でのカバーを確認したりしておきましょう。システム側で可能な限り対応できれば良いのですが、運用でカバーする場合は、より具体的に記述したマニュアルを作成しておいた方が良いかもしれません。

３． 保存年限の見直し

3つ目は、文書の保存年限の見直しです。取り扱っている文書の規定や、社内で定められている文書のルールに対して見直しを行う必要があります。これまでの紙で保管している文書が多ければ多いだけ確認が大変になるので、文書のスキャンシステムを使用すると時間を削減できます。文書管理のルールを見直すタイミングで、保存年限も見直しておくとよいでしょう。

文書管理ルールが見直しされた後の運用が大事

文書管理の見直しで、電子化したデータの管理として文書管理システムを利用することになった場合、より効率的に文書管理できる機能を弊社の「D-QUICK7」の３つの機能を例にして説明します。

１．履歴管理機能

D-QUICK7には作成された手順の履歴を管理する機能があります。D-QUICK7は編集中のドキュメントを編集中の状態のまま更新でき、「いつ」・「誰が」・「過去のドキュメントはどれか」を記録することができます。更新の際に履歴を管理することで、後から過去の編集中状態が必要になった場合でも、過去の文書の情報を確認可能です。これまで紙で管理していたデータも文書管理システムを使用することで履歴管理が実現できます。

２．検索機能

D-QUICK7には文書名や、文書内に記載されている文字キーワードで検索できる検索機能があります。加えて、社内文書のように全社員共通で使用する文書も存在するため、必要な文書を素早く探せ、業務の効率化につながります。D-QUICK7では、文書内文字での検索に加えて作成者・更新者での検索など、多種類な条件で複合的に検索することができます。そして自分の登録した文書だけではなく、他のドキュメントも手早く探すことができます。

３．有効期限機能

D-QUICK7では登録されている文書に対して有効期限設定をすることができます。D-QUICK7の有効期限の設定は、以下2つの方法から設定することができます。

登録文書別に有効期限を設定
有効期限は1か月単位で設定でき、文書種類ごとに登録されたタイミングで自動的に有効期限の設定をすることができます。文書を登録する際に、特に設定することなく、有効期限が設定された状態で登録することが可能なのです。

登録時に個別で有効期限を設定
あらかじめ文書種類ごとに有効期限を設定しておく設定とは別に、個別での有効期限を文書自体に設定することができます。個別に設定する場合、期限に制限はなく、登録日から次の日を設定することも可能です。

上記どちらの場合でも、有効期限が過ぎた時にユーザーに対して、有効期限切れ文書としてメールでの通知が可能です。

まとめ

文書のペーパレス化やテレワークの普及により、今や多くの会社で文書管理の方法やルールが見直されています。しかし、紙で文書管理をしていた時のまま、文書管理の方法やルールを見直そうとしている会社がありますが、その多くのケースは失敗に終わっています。

理由は、紙での文書管理だけの時代から、ペーパレス化やテレワークの普及も加えた文書管理のルールを反映させないと、現代の文書管理の運用にそぐわなくなるからです。このようなポイントを抑え、文書管理の見直しをすることをお勧めします。

文書管理の見直しの過程で文書管理システムを検討される場合は、文書管理システム【D-QUICK7】で社内の文書の管理をしてはいかがでしょうか。

当サイトでは、「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。安心・安全に図面・文書管理を行うためのポイントが理解できる資料になっています。ぜひ、ダウンロードページより資料をご覧ください。

まだ情報収集レベルで、学びを優先されたい方
「図面・文書管理で困ったときのハンドブック」~製造業・完成図書・テレワーク・クラウド、すべての解決策をお見せします~

システムやクラウドサービス等の具体的な解決策を探している方
図面・文書管理システム「D-QUICKシリーズ」基本ガイドブック

より詳しい事例を知りたい方
「製造業の図面・文書管理 自治体の完成図書管理　D-QUICK導入事例集」

「ファイル・文書」の関連ブログ