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文書管理システムで年限管理をする方法

社内文書の年限管理がどのような形で管理されているかご存じでしょうか。
会社にはいくつか年限が定められている文書が存在します。文書管理システムには、年限の管理をすることができるシステムがあり、文書管理システムを使用しての社内文書の年限管理について解説します。

年限とは？

そもそも「年限」という言葉にどれだけなじみがあるでしょうか。文字の印象から何らかの期限を指すようなことを言っているはわかると思いますが、説明を求められた場合に、私は正確に意味を説明することができる自信がありませんでした。調べてみると、読んで字のごとく、年を単位として定められた期限のことを言うそうです。つまり、年限管理とは、年単位に決められている保存期限のことを指しています。
会社が作成する文書には、法律的に年限が定められている文書があり、短いもので1年から、長いものでは年限が定められていない文書も存在します。おおよそ、総務関係のものは2年～5年ほど、経理関係のものは7年、会社法関係のものは10年となります。それぞれの詳しい年限については調べていただければと思います。
年限が過ぎると文書として使用できなくなるため、年限が定められている文書については、期限を忘れない、または期限を過ぎた場合に自動で対応させるような工夫が必要になります。
本ブログでは、年限が定められている文書に対して、文書管理システムの機能で対応できないかを考えていこうと思います。

文書管理システムで年限管理

文書管理システムには、システム上で管理されている文書に対して、有効期限を設定できる機能を持っている場合があります。弊社で販売している文書管理システム【D-QUICK7】には実装されている機能となりますので、有効期限について【D-QUICK7】の機能から説明させていただきます。
D-QUICK7で年限管理を行える有効期限機能について 　D-QUICK7では登録されている文書に対して有効期限設定を使用し、年限の管理が可能となります。D-QUICK7の有効期限は、以下2つの方法から設定することができます。

  • 登録文書別に有効期限を設定
    有効期限は1か月単位で設定でき、文書別に登録されたタイミングで自動的に有効期限の設定をすることができます。例えば総務関係の文書に対してはあらかじめ12か月（1年）として期限を設定しておくことで、対象の文書が登録された際に、別途設定することなく、有効期限が設定された状態で登録出来ます。
  • 登録時に個別で有効期限を設定
    あらかじめ文書別に有効期限を設定しておく設定とは別に、個別での有効期限を文書自体に設定することができます。個別に設定する場合、期限に制限はなく、登録日から次の日を設定することも可能です。

上記どちらの場合でも、有効期限が過ぎたファイルは、有効期限切れフォルダへ自動移動されます。有効期限切れフォルダへ移動した後の文書に対しては、運用に合わせて、使用不可とする対応や、削除するような対応が必要になります。

文書管理システムで年限管理を実現するための便利機能

D-QUICK7に登録されている文書に対して有効期限を設定し、年限の管理をする際に、より効率的に年限管理することができる３つの機能を説明します。

1. 検索機能

D-QUICK7には、文書名や文書内の文字で検索できる機能があります。年限が定められている文書が多岐にわたる場合、期限が迫っている文書をより迅速に見つけ、早急な対処を求められる場合があります。
文書管理システムであるD-QUICK7では、文書のフォーマットも形式も違う文書に対し、文書名での検索、文書内文字での検索、作成者・更新者での検索など、多種類な検索を行えるため、必要な文書や、関係する文書を手早く探すことができます。

2. 権限機能

D-QUICK7には、ログイン時に適用される権限と、格納されている文書ごとに付与できる権限があります。閲覧だけを許可する権限や、文書の更新は行えるが新規で登録することは禁止する権限、文書の閲覧は行えるが文書のダウンロードは禁止にする権限など細かく権限を設定することが可能です。年限が定められる文書は機密性の高い文書であることが多いため、必要に応じて権限により、閲覧することができるユーザを制限し、機密文書の管理を行うことができます。

3. 通知機能

D-QUICK7には、文書がD-QUICK7に登録・更新されたとき、通知対象者にメールで通知する機能があります。有効期限が設定されている場合には、通常の登録・更新の通知とは別に、有効期限が90日前、30日前、7日前になったとき、有効期限が近付いている旨のメールを通知対象者に送付する事ができます。
年限が決められている文書は、年限が切れると文書としての効果がなくなるため、年限が切れる前に文書の関係者に対して、事前に通知することができます。

まとめ

年限が定められている文書は期間がそれぞれ決まっており、数日ではなく、数年単位で定められています。システム的に管理しなければ期限が迫っている事実がわからないことがあります。年限が迫っている文書に対して、あらかじめ知ることができていれば、年限が切れる前に準備を迅速に行え、年限が切れた後でも焦る事なく対応することができます。みなさんの会社でも年限が定められている文書について、年限が迫っていたり、年限が切れていたりしている文書はないでしょうか。これを機に、文書管理システム【D-QUICK7】を利用して年限の管理をシステム的にしてみてはいかがでしょうか。

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