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文書管理の保存期間は？保存期間が過ぎた文書はどうすればいいの？

日々の業務で文書の管理を行うと思いますが、文書には種別ごとに保存期間が設定されています。文書管理の保存期間とは？保存期間はなぜ必要なのか？ということを意識し、文書の種別ごとにライフサイクルを設定し管理しなければなりません。文書管理の保存期間のルールや、保存期間が過ぎた文書の破棄の方法、文書管理の効率化を行うにあたってどのようにすればよいのかを解説していきます。

文書の保存期間とは？

法令で保存期間の定められている文書や企業により保存期間がルール化されている文書は、保管だけではなく、保存期間が終了したら、法令や企業のルールに則り文書を廃棄する必要があります。保存期間のある文書は作成から保存までではなく、廃棄までをライフサイクルに入れ、管理しましょう。

何故、文書の保存期間が必要なのか？

文書の保存期間は労働基準法や金融商品取引法、会社法など法令を根拠としてそれぞれの文書種別ごとに義務付けられています。例えば身近に発生する文書といえば領収書ですが、領収書は起算日から7年間保存することが義務付けられています。
上記例のように法令で期間を定められている文書については法令に則って文書を保管する必要があります。また、企業は文書の提出を求められた際は迅速に対応できるように、適切に保存・管理する必要があるとも言えるでしょう。

文書の保存期間について

保存期間は文書の種別により異なります。また、法令で定められていない場合でも、企業のルールで永年保存と定められる場合もあります。
保存期間としては『永年保存』『30年保存』『10年保存』『7年保存』『5年保存』『4年保存』『3年保存』『2年保存』『1年保存』などのように分けられます。

保存期間が法令で定められていない文書の取り扱いは？

保存期間が法令で定められていない文書についても前述した通り、企業が文書の重要度に応じて保存期間を定める必要があります。法令で保存期間が定められていない文書については、企業の業務上での必要性、お客様とのトラブルや訴訟での立証上の必要性、その他企業での必要性を考え保存期間を決めてください。

保存期間が過ぎた文書の廃棄方法

・紙面文書
保存期間を過ぎた文書はシュレッダーや溶解処理で廃棄する必要があります。
シュレッダーはその場で手軽に処分できる一方で、大量処分時には手間がかかります。
また、目が粗いと復元されてしまうというリスクもあります。溶解処理業者に委託して段ボールごと処理してもらう方法もありますが、機密情報を適切に扱っている事業者であることを調査、確認する必要があります。

・電子文書
電子文書は破棄が簡単である一方、システムに制限を付けない限り誰でも簡単に文書を破棄できてしまうというリスクがあります。アクセス権の制御や電子文書のアクセスに制限を持たせることにより、管理者のみ削除可能になるような制限をかける必要があります。

電子化できる文書は？

法令で保存期間が定められている文書には、電子データとして保存できるものがあります。例えば領収証は、電子原本データとしての保存が法令で認められている文書の一です。紙面の文書を電子化して保存することにより、ペーパーレス化につなげることが可能です。その他にも請求書や注文書など、電子化して保存できる文書はいくつかあります。
また、法改正により電子原本として保存できる文書は変化しつつあります。紙面の文書を電子化し、管理したほうがコストを抑えられるため、コスト削減や効率性を高めるために文書の電子化に取り組むと良いでしょう。

まとめ

文書管理を効率化するにあたり、「紙面文書をいかに減らすか」「電子化し管理するか」が文書管理の鍵になります。また、紙面で文書を管理することは増えすぎた際の管理リスク、また保存期間が過ぎた文書を物理的に破棄しなければならない際のリスクを抱えることになります。文書管理効率化の問題を解決、リスクを減少させるために文書管理のシステムを導入することも方法です。

弊社が提供している文書管理システム【D-QUICK7】には文書の有効期限（保存期間）を設定する機能の他にも下記のような機能があります。

・検索機能、全文検索機能
　文書の名称やキーワード、文書内の文字をキーにして検索が可能です。
・データベース、フォルダや文書へのアクセス権制御
　データベースへのアクセス制限、フォルダ、文書へのアクセス制限や機能の制限が可能です。
・版管理機能
　文書を版で管理することにより、編集した際の自動バックアップや版戻しを行うことが可能です。
・ワークフロー
　文書をリリースする際に文書リリースの承認ワークフローをシステム内で行うことが可能です。
・一元管理
　文書に対して、一元管理が実現できます。他のユーザーが編集中の場合は読み取り専用として文書を開き、
　編集に制限をかけることが可能です。
・編集時、メールの自動通知機能
　他の利用者が文書の登録、編集、削除を行った場合、自動的にD-QUICK7からメールが送信されます。
・有効期限通知、有効期限切れ文書の移動
　文書に有効期限を設定することにより、有効期限の数日前に設定したユーザーに有効期限が切れる旨の通知
　メールを自動で出す機能があります。また、有効期限が切れた文書は自動的に指定したフォルダに移動し、
　後に必要かどうかをユーザーによって取捨選択することができます。

仕事を行う以上、規則に基づいて文書を管理しなければいけません。自身でファイルサーバを準備し管理してもいいのですが、文書管理に特化したシステムだと更に効率よく作業できます。
文書管理の規定に詳しくない場合でもシステムの機能を確認するだけで文書管理はできますので、ご検討してみてはいかがでしょうか。

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