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電子帳簿保存法と文書管理システムで企業の負担を軽減しよう！

ドキュメント管理とは、紙媒体の文書や電子データをただ保存しておくというだけではありません。
紙文書や電子データはその内容によって法律により保管期間が定められています。そのため、決められた場所に正しく整理され保管されていることが必要です。
また、取り出す際に誰でも迷うことなくすぐに取り出せることが求められます。これにより、誤った文書の使用によるミスの軽減や、文書を探す時間の短縮となり業務効率の上昇に繋がります。
このようにドキュメント管理とは正しく保管を行い、活用しやすくすることです。これは企業においてとても重要な業務となります。
こうした業務をより正確に、そして簡単に行うことができるよう様々な機能がそろっているのが文書管理システムです。ドキュメント管理だけでなく、図面管理も行うことができる文書管理システムは幅広い分野の企業で利用することができます。
電子帳簿保存法が2022年1月に改正されたことも影響し、文書管理システムが注目されるようになってきました。
今回は特に電子帳簿保存法について、そして文書管理システムの有用性についてご紹介したいと思います。

電子帳簿保存法とは？

皆さんは電子帳簿保存法という言葉を耳にしたことはありますか？
電子帳簿保存法とは税務関係の帳簿書類のデータ保存を可能とする制度について定めた法律です。また、取引に関する電子データの保存義務や保存方法についても定められています。
この法律は1998年に制定されましたが、その後何度も改正が行われ、より企業が取り組みやすい制度になってきています。
2022年に改訂された内容について、「電子取引関係」「電子帳簿・電子書類関係」「スキャナ保存関係」の3つの制度に分けて概要を見てみましょう。

〇電子取引関係
請求書や領収書、契約書などの電子データのやりとりを行った場合、そのデータを電子データとして保存しておくことが必要となります。そして、その保存方法について「タイムスタンプの付与」や「履歴が残るシステムでの保存」といった改ざん防止措置がされている必要がある旨を定めています。

〇電子帳簿・電子書類関係
各税法で保存が義務付けられている帳簿書類、決算関係書類について、コンピュータを使用して作成する場合、いくつかの要件を満たせばプリントアウトせずに電子データのまま保存することが可能になる旨を定めています。

〇スキャナ保存関係
取引相手から受け取った契約書や見積書、領収書などの書類や、取引相手に交付する書類の写しなど、一定の要件を満たすとスキャナで読み取った電子データの形式で保存することが可能になる旨を定めています。

このように、電子帳簿保存法により企業は一定の要件を満たすことによって今まで紙での保存が義務付けられていた書類を電子データで保存することが可能となります。
今までの改正の中でも要件の規制が大幅に緩和されてきているため、制度に対応する企業もこれから増えていくと予想されます。

電子帳簿保存法は何が嬉しい？

電子帳簿保存法の歴史は、デジタル化、ペーパーレス化が進展する中で、コンピュータを使用した帳簿書類の作成が普及しはじめたことから、国税関係帳簿書類の保存に関係する企業の負担を軽減するため1998年に「国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存制度」が制定されたところから始まります。しかし、当初は電子保存するための要件が厳しく、制度を導入する企業は多くありませんでした。そこで先に述べた通り、何度かの改正で規制を緩和していくようになりました。
では、電子帳簿保存法は企業にとってどのような良いことがあるのでしょうか。

〇ペーパーレス化
これまで紙で保存していた紙文書について、電子データで保存することが可能になるため用紙代、印刷代、ファイル代、文書の保管スペースの確保に必要な経費を抑えることが可能となり、物的コストの削減と、これまで文書のファイリングや整理などに費やしていた人的コストの削減にもつながります。

〇ドキュメント管理の効率化
紙ではなく、電子データでの保存が可能となることで、文書の整理や取り出しにかかっていた時間が削減され、業務の効率向上が見込めます。

〇紛失・劣化リスクの削減
紙文書の場合、紛失したり経年劣化等で傷んでしまったりすることがありますが、電子データの場合は紙文書に比べ定期的なバックアップが容易なため、紛失や劣化のリスクを軽減することができます。

このように電子帳簿保存法の制度を導入することによってコストの削減、業務効率の向上が期待できるのです。

また、2024年１月からは電子取引については電子データで保管することが義務付けられることになりました。今はまだ電子化が進んでいない企業でもあと2年以内で電子化を進めていく必要があります。
では電子帳簿保存法の制度を導入するために必要なことは何でしょうか？
法律上は保存要件に合った電子データの保存を行うことができれば問題ありませんが、文書管理システムを導入することでより利便性が高く、コスト削減の面で効果的な管理ができます。

電子帳簿保存法に有用な文書管理システムの機能

文書管理システムにはまず基本的に文書の登録、削除、閲覧、検索機能があります。もちろん基本の機能ですからそれぞれの企業に合った機能であることが重要です。
例えば対応しているファイルの種類や、きめ細かい権限設定が可能なのか、ビューアは見やすいか、検索機能は十分か、速度は速いか等も重要なポイントです。
他にも、有効期限の設定が出来たり、ワークフロー機能が使えたりなど、文書管理にあると便利な機能が兼ね備えられているとなお業務の効率向上が望めます。

そういった中で、電子帳簿保存法に有用な機能として挙げられるのはタイムスタンプの付与機能です。
タイムスタンプとは電子データの信頼性を担保するため、電子データに書類の作成日時を付与し、改ざんを防ぐための機能です。
先に紹介した通り、電子帳簿保存法でも電子データの保存方法としてタイムスタンプの付与を行うことを要件に含めていました。
文書管理システムにはタイムスタンプ付与機能を備えているものがありますので、上手に文書管理システムを使用することで、電子帳簿保存法の要件に合った運用が可能となるだけでなく、社内のペーパーレス化、ドキュメント管理の効率アップにも繋げていけるのです。

まとめ

今回、電子帳簿保存法と文書管理システムの有用性についてご紹介させて頂きました。
デジタル化、ペーパーレス化が進む中、電子帳簿保存法が制定された当初は電子データの信頼性が弱く、対応する難易度が高い制度でした。しかしながら、近年のタイムスタンプ機能などの電子データの信頼性を高める技術の発展により、企業が電子帳簿保存法の制度に対応するハードルがだんだん低くなってきています。また、文書管理システムの導入により電子帳簿保存法に対応した運用が行えるだけでなく、企業内でのペーパーレス化や業務効率の向上も見込まれます。
電子帳簿保存法の改正をきっかけに今一度あなたの会社のドキュメント管理方法を見直してみてはいかがでしょうか。

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