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電子帳簿保存法の基本をわかりやすく解説！対象となる書類ってどれなの？

電子帳簿保存法についてご存じですか？
「聞いたことはあるけど、詳しくはわからない……」
「対応しないといけないけど、何から手をつければいいのか……」
そういった方が大半ではないでしょうか？
2022年1月に改正された電子帳簿保存法では罰則規定の強化もされており、知らないでは済まされません。改正電子帳簿保存法の完全施行が求められる2024年1月まで、残り時間はあとわずかです。この記事では、電子帳簿保存法の基本についてわかりやすく解説いたします。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、帳簿・請求書・契約書・貸借対照表など、会社経営に関わる税法の中でも原則紙媒体での保存が義務化されている書類について、一定の条件を満たせば電子データ保存を認めることです。またオンライン上でやり取りした取引データの保存の義務化について定めた法律でもあります。
電子帳簿保存法は1998年から施行され、何度か改正されていますが、要件が厳しいため導入している企業は一定の割合に留まっていました。しかし2022年1月の改正では要件が大幅に見直され、企業が取組みやすくなったのと同時に、「電子取引」に関するデータ保存の義務化や罰則規定の強化もされ、日本中の企業が2024年1月までの対応を迫られています。では一体その内容はどういったものなのか？見ていきましょう。

電子帳簿保存法の対象となるドキュメント

電子帳簿保存法の対象となるドキュメントは、大きく次の4つに分類できます。
① 国税関係帳簿
　 仕訳帳、総勘定元帳、売上台帳など
② 決済関係書類
　 貸借対照表、損益計算書、棚卸表など
③ 取引関係書類
　 見積書、契約書、請求書など
④ 電子書類
　 電子的に授受された見積書、契約書、請求書など

これら4つが、電子帳簿保存法で保存できる対象となるドキュメントです。取引先から受け取った場合だけでなく、送った場合についても保存が必要となります。注意点としては、例えば電子メールの本⽂で請求書に相当する情報をやりとりした場合にも、PDFやスクリーンショットなどで保存する必要があります。電子データで保存すれば、紙の保管スペースが不要となり業務の効率化につながります。ちなみに、電子帳簿保存法の対象となる事業者は原則すべての法人と個人事業主ですが、電子データがない場合はその限りではありません。

電子帳簿保存法の電子データの保存と保存要件

電子データの保存は、次の3つに区分されます。

① 電子帳簿等保存
　 会計ソフトなど作成された帳簿・書類をデータのまま保存。保存先はハードディスクだけでなく
　 CDやUSBなどのメディアに保存することも含まれる。
② スキャナ保存
　 紙で受領・作成した書類を画像データとして保存。
③ 電子取引データ保存
　 メール・EDI・クラウドサービスなど電子的に授受した取引情報をデータで保存。

また保存要件として、不正や関係者以外の介入を防ぐために、大きく次の二つが求められています。
・真実性の確保：改ざんされていないこと
・可視性の確保：誰でも視認して確認できること

上記の保存要件は保存する電子データの種類によって、さらに細かく定められています。
それぞれ次の通りです。

① 電子帳簿保存の保存要件
【真実性の確保】
　・システム関係書類（事務処理マニュアル、操作説明書など）を備え付ける
【可視性の確保】
　・パソコンとともに使われるディスプレイ、プリンタなどの操作説明書を備え付ける
　・電子データを即座にディスプレイに出力できる状態にする

以上が最低要件となります。より厳しい「優良な電子帳簿」の要件を満たし、対象帳簿の備え付け及び保存を行います。所轄の税務署長宛に届出書の提出がある場合には、申告漏れに課される過少申告加算税が５％軽減され、所得税の青色申告特別控除（65万円） が適用できます。

② スキャナ保存の保存要件
スキャナ保存では、「重要書類」か「一般書類」かで要件が異なります。重要書類は、契約書や請求書など、お金や物の流れに影響がある書類を指します。一般書類は見積書や検収書など、お金や物の流れに直接影響を与えない書類を指しています。
重要書類の場合、一般書類よりもさらに厳しい要件となっています。

【真実性の確保】
　・入力期間の制限
　　重要書類：受領後7日以内に入力。規定がある場合は業務サイクル(通常2ヶ月以内)後、7日以内に入力
　　一般書類：適宜入力

　・解像度および読み取り
　　重要書類：解像度200dpi以上で、赤・緑・青の階調が256以上あること
　　一般書類：グレースケールでも可

　・タイムスタンプの付与
　　重要書類：：タイムスタンプを2ヶ月と7営業日以内に付与。保存期間中にデータが改ざんされていない
　　　　　　　　ことを確認でき、データを検証できるようにする
　　一般書類：記録事項の入力が確認できる場合は、タイムスタンプ付与の代わりにできる

　・読み取り情報の保存
　　重要書類：読み取り時の解像度、階調、サイズを保持。A4サイズ以下のスキャンは、大きさの保持が不要
　　一般書類：読み取った際のデータの大きさは保持が不要

　・バージョン管理
　　重要書類：訂正または削除を行った際は、その履歴と操作内容を確認できるようにする
　　一般書類：同上

　・入力者等情報の確認
　　重要書類：入力者または直接監督する者の情報を確認できる
　　一般書類：同上

【可視性の確保】
　・帳簿との相互関係性の確保
　　重要書類：帳簿とそれに関連する書類で、その関連性を相互に確認できるようにする
　　一般書類：同上

　・見読可能装置の備え付け
　　重要書類：カラーディスプレイ、画面が14インチ以上、4ポイント文字の判読可能など一定の要件を
　　満たしたものを備え付け、備え付けた装置の操作説明書を備え付ける。また、データが整理された
　　状態で、該当書類と同程度明瞭に拡大縮小し印刷できる。
　　一般書類：カラープリンタでなくても可

　・システム開発関係書類などの備え付け
　　重要書類：会計ソフトなどの概要、操作説明書、開発時の書類の備え付けおよび保存の
　　　　　　　事務手続き書類を備え付ける
　　一般書類：同上

　・検索機能の確保
　　重要書類：取引年月日とその他の日付、取引金額、取引先に限定
　　一般書類：同上

③ 電子取引データ保存の保存要件
【真実性の確保】
以下4つのうち、いずれかの措置を行う。

  1. 電子データにタイムスタンプが付与された後に、取引先と電子データを授受する
  2. 電子データを授受した後、7営業日以内にタイムスタンプを付与し、保存者や保存業務の監督者の情報が確認できるようにする
  3. 電子データの内容を操作した場合に、あとからその操作の記録を確認できるシステムか、内容を操作できないシステムを使用して保存する
  4. 内容の改ざんなどの不正を防止する規程を定め、その規程を遵守する

【可視性の確保】
　・電子取引のデータ保存をする場所に、パソコン、プログラム、ディスプレイ、プリンタと、
　　それらの操作マニュアルを備え付ける
　・電子データが秩序正しく整っており、かつ十分に判読できる状態でパソコンの画面や紙媒体に
　　すみやかに出力できる
　・パソコンなどで使用する処理システムの概要書を備え付ける
　・検索機能が備わっている

2022年の改正電子帳簿保存法のポイント

2022年1月に改正された電子帳簿保存法のポイントは、大きく以下の6点となります。

① 税務署長による事前承認の手続きが不要
　 2022年1月1日以前は、電子帳簿等保存やスキャナ保存を実施する場合、事前に税務署長の承認が
　 必要でした。しかし法改正により、税務署長による事前承認の手続きが廃止されました。

② スキャナ保存時のタイムスタンプ要件の緩和
　 スキャナ保存や電子取引において、タイムスタンプの付与期限が延長され、2か月＋7営業日以内に
　 緩和されました。またスキャナ保存については、訂正・削除を行った事実と内容を確認できる
　 クラウドシステムを利用すれば、タイムスタンプの付与の代わりにできます。

③ 検索項目要件の緩和
　 帳簿書類の電子データ保存・スキャナ保存で必要とされる検索項目が削減され、日付、取引金額、
　 取引先の3項目だけになりました。

④ 適正事務処理要件の廃止
　 スキャナ保存を行う場合、不正防止のために相互けん制、定期的な検査、社内規程の整備などの
　「適正事務処理」の要件がありましたが、改正後はこれが廃止されました。

⑤ 電子取引における電子データ保存の義務化（紙保存の廃止）
　 電子データでやり取りした国税関係書類は、プリントアウトした紙媒体での保存が認められていましたが、
　 現在は原則として電子データをそのまま保存しなければなりません。ただし2023年12月31日までは、
　 一定の条件を満たせば従来通り電子取引データを紙で保存することを認めています。

⑥ 罰則規定の強化
　要件を満たしていない電子取引データ保存・スキャナ保存を行い過少申告があった場合、
　 申告漏れとして重加算税が10％加重されます。

2022年1月の改正では、全体として要件が緩和・廃止され、企業は電子帳簿保存法に対応しやすくなりました。一方で罰則規定も強化されたため、しっかりと対応をしていかなければなりません。

まとめ

「電子帳簿保存法の基本をわかりやすく解説！対象となる書類ってどれなの？」と題しまして、ご紹介してきました。電子帳簿保存法は、会社経営に関わる税法の中でも原則紙媒体での保存が義務化されている書類について、一定の条件を満たせば電子データ保存ができます。またオンライン上の取引データの保存の義務化について定めています。

今回2022年1月の改正で要件が大幅に緩和されました。電子取引に関するデータ保存が義務化され、罰則規定も強化されたことから、企業は本腰を入れて取り組まなければならなくなりました。電子帳簿保存法に対応したシステムを導入すれば、企業はすみやかに新しい体制に移行することができ、業務の効率化を図れるのです。

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