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文書管理システム　編集中のドキュメントを管理できる便利な機能

みなさんは編集中のドキュメントはどう管理しているでしょうか。ドキュメントを作成する際に、作成までに時間が必要な場合や、上司への確認のため、ドキュメントを編集中の状態としておくケースがあると思います。そんな時に、編集中のドキュメントの保存場所を忘れてしまい、もう一度ドキュメントを最初から作業することになった経験はないでしょうか。編集中の図面に対する図面管理、文書と図面を含めた総合的なドキュメント管理にも文書管理システムを利用すれば問題が解決できるかもしれません。編集中のドキュメント管理を効率化するための便利な機能を解説いたします。

編集中のドキュメント管理とは？

みなさんは、編集中のドキュメントの管理はどのように管理していますか。ドキュメントを作成する上でその日に完成するドキュメントもあれば、上司とのレビューや社内確認が必要なドキュメントは編集中ドキュメントとして残しておく場合があります。このような編集中のドキュメントに対してどんな管理をしているでしょうか。

編集中のドキュメントを自分自身のパソコンの任意のフォルダで管理し、完成後に社内サーバに保存するような運用や、関係者にメールで送付して作業を完了する運用を行っていないでしょうか。

上記で共通している「編集中ドキュメントの管理は個人に任せている」というケースは、編集中ドキュメントの管理が個人の裁量になるため、保存場所を忘れてしまう場合や、誤って削除してしまう場合も出てきます。このような状況を改善するためには文書管理システムをうまく利用することが重要です。

文書管理システムで編集中ドキュメントを管理すれば、保存場所を忘れてしまっても検索で簡単に見つけることができますし、権限や機能によって削除自体を制限することもできるのです。

編集中のドキュメントを管理できる便利な機能！

編集中ドキュメントを管理する上でまず欲しい機能は履歴管理機能だと思います。編集中ドキュメントといっても、文書によっては短期間で変更されるものや、長期間に亘って編集中のまま管理が必要なドキュメントがあります。完成したドキュメントの履歴を確認したいケースや、場合によっては過去のドキュメントを閲覧したいケースも考えられるので、完成しているドキュメントはもちろん、編集中のドキュメント自体の「履歴管理機能」は間違いなく必要になります。

前述したように、編集中ドキュメントの保管場所を忘れてしまったり、探すのに時間がかかったりするようだと効率化につながらなくなります。会社では様々なドキュメントを取り扱っているため、会社全体で見た場合でも、自分の編集中ドキュメントが即座にわかる「検索機能」も必要となります。

自分がドキュメントを編集している場合に、別の社員に変更・更新されると、自分の編集していた内容が反映されなかったり、新しく変更された内容を自分が上書きしてしまったりするかもしれません。編集中ドキュメントを管理する上で、誰かがドキュメントを編集している場合は、編集中ドキュメントを変更できないようにする「排他機能」が管理上必要になります。
このようなケースは一例ではありますが、編集中ドキュメントを管理するには、文書管理システムに最低でも「履歴管理機能」、「検索機能」、「排他機能」が必要でしょう。上記機能はすべて、弊社で開発・販売している文書管理システム【D-QUICK7】に実装されている機能となりますので、編集中ドキュメントの管理に必要な機能について【D-QUICK7】の機能を元に更に解説していきます。

文書管理システムで編集中のドキュメント管理ができる！

文書管理システム「D-QUICK7」で編集中ドキュメントを効率的に管理することができる３つの機能を説明します。

１．履歴管理機能

D-QUICK7には作成された手順の履歴を管理する機能があります。編集中ドキュメントを管理していく上で、編集中の状態でも履歴を管理したい場合にも対応することができます。編集中ドキュメントを編集中の状態のまま更新でき、「いつ」・「誰が」・「過去のドキュメントはどれか」を記録することができます。更新の際に履歴を管理することで、後から過去の編集中状態が必要になった場合でも情報を確認することができるのです。
編集中状態から公開状態、公開状態から編集中状態にそれぞれ変更できるので、様々な状況に対応することができます。

２．検索機能

D-QUICK7にはドキュメント名や、ドキュメント内に記載されている文字キーワードで検索できる検索機能があります。社内ドキュメントのように全社員共通で使用するドキュメントも存在するでしょうから、必要なドキュメントを手早く探せることで業務の効率化にもつながります。文書管理システムであるD-QUICK7では、自分が編集中のドキュメントだけを表示することも可能です。ドキュメント内文字での検索や作成者・更新者での検索など、多種類な検索機能を使用して検索を行えるため、自分の編集中ドキュメントだけではなく、他のドキュメントも手早く探すことができます。

３．排他機能

D-QUICK7では編集中ドキュメントに対して排他制御がかかるため、自分以外に編集ができないよう制御できます。ドキュメントの編集中に別の社員が変更してしまうことを防ぐと共に、他の社員からは誰が編集しているかもわかるようになっているため、二重作業を防止することができます。排他制御されているドキュメントは誰が編集中かはわかりますが、中身を閲覧することはできないため、自分以外の社員に勝手に見られることもありません。

まとめ

完成されているドキュメントだけではなく、編集中のドキュメントなど社内ドキュメントをすべて文書管理システムで管理することにより、作業の見える化が行えます。D-QUICK7で社内の全ドキュメントを総合的に管理することで、更に効率化につながるでしょう。これを機に、文書管理システム【D-QUICK7】を利用して編集中のドキュメント、さらには社内の全ドキュメントの管理をしてはいかがでしょうか。

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