書類の保管期間は何年？保管期間一覧･保管理由と方法を解説

企業の業務では日常的にさまざまな書類を取り扱っています。その中で、それぞれの書類に対して異なる保管期間が設けられていることをご存知でしょうか。今回は、各書類の保管期間に加え、なぜ適切な保管が必要なのか、その理由についても詳しく解説します。

1 書類の保管はなぜ必要？
2 書類の保管期間一覧
3 書類を会社で適切に保管するには
4 書類保管の問題解決方法：文書管理システム：D-QUICK7
5 まとめ

書類の保管はなぜ必要？

業務で扱う書類の多くは会社法、法人税法などの各種法律によって保存期間が定められています。なぜ法律によって保存期間が定められているのか、その5つの理由をご説明します。

法的義務の順守
書類には契約書や取引記録、会計帳簿など、法的な効力を持つものが含まれます。それらは適切な保管によって、法律で定められた義務を果たせます。
証拠としての保存
事後に法的な問題が生じると、過去の書類は重要な証拠として機能します。保管期間の順守によって、必要な時に書類を証拠として提示できます。
監査や検証のため
会計監査や業務監査、税務調査などにおいて、過去の書類が必要とされる場合があります。保管期間の順守によって、これらの監査や調査に対応できるようになります。
業務の履歴や取引の記録
業務の歴史や取引内容を記録として残し、将来の業務の参考や経営判断の材料として活用できます。
リスク管理
トラブルや紛争を避けるために、過去の書類を保管し、問題が発生した際に迅速な対応が可能です。

以上の理由から各書類には法的に定められた保管期間が存在します。

また、法律で定められた保管期間を満たさずに各書類を廃棄してしまうと、過料が課せられるだけではなく、社会的な信頼の失墜にも繋がってしまいます。各書類に定められた保管期間を適切に順守することが大切です。

書類の保管期間一覧

それでは、保存期間別に業務で扱う主な書類について確認しましょう。

永久保管

定款
株式に関する書類（株主名簿、新株予約権原簿、端株原簿、社債原簿、株券喪失登録簿）
登記・訴訟に関する書類（登記済証（権利書）、登記簿謄本、固定資産評価証明書、手形、小切手の写し）
官公署への許認可関係の届出書類および重要文書（定款の作成・認証申請、払込証明書、設立認証申請書、設立趣旨書、役員就任承諾書、公的融資・補助金・助成金等の申請書）
社規・社則に関する通達文書
効力が永続する契約に関する文書
権利や財産に関する書類（特許料・登録料納付受領書、特許・登録証）
製品開発・設計に関する重要文書（要求分析書（要件定義書）、設計書、仕様書）
重要な人事に関する書類
労働組合との協定書

上記のような書類は法令によって永久に保管することを義務付けられてはいませんが、性質上永久保管が必要だと考えられています。このような永久保管の書類以外にも、保管期間が定められている書類があります。

10年間の保管

株主総会議事録
取締役会議事録
重要会議記録
満期もしくは解約となった契約書
決算書
貸借対照表・損益計算書などの計算書類や附属明細書
総勘定元帳・各種補助簿などの会計帳簿や事業に関する重要書類

7年間の保管

取引に関する帳簿（仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳）
決算関連の作成書類（貸借対照表、損益計算書、総勘定元帳、棚卸表）
取引証憑書類（請求書、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書）
扶養控除等（異動）申告書
源泉徴収簿

5年間の保管

従業員の身元保証書、契約書
産業廃棄物管理票

4年間の保管

雇用保険の被保険者に関する書類

3年間の保管

労働者名簿
雇入れ・解雇・退職に関する書類（雇入決定関係書類、契約書、労働条件通知書、履歴書、身元引受書、解雇決定関係書類、解雇予告除外認定関係書類、予告手当または退職手当の領収書、退職届、退職手当の領収書）
災害補償に関する書類（診断書、補償金支払請求書、補償金受領書）
郵便物等の発受信簿

2年間の保管

健康保険・厚生年金保険に関する書類（資格取得確認通知書、資格喪失確認通知書、被保険者標準報酬決定通知書、被保険者標準報酬改定通知書）

このように、保管期間が定められている書類がありますので、注意しましょう。注意しなければならないのは保管期間だけではありません。数多くの書類を、紙やデータで物理的に保管するのは大変な作業です。どのように保管するのが良い方法なのでしょうか。

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書類を会社で適切に保管するには

書類の保菅期間の順守は重要です。しかし、適切に書類を保管できていない場合、情報漏洩やデータ損失のリスクが発生しやすくなり、プライバシーの侵害や法的な責任問題に発展する可能性があります。

また、保管期間を過ぎた書類を廃棄せずに残しておくと、コストや管理負担の増加を招きます。

では、どのようにして書類を保管すればいいのでしょうか？

紙媒体で保管・管理

紙媒体で書類を保管するときは、文書の「種類」「発行日」「取引先名」などで分類し収納します。
第三者による閲覧、持ち出し、改ざんなどを防ぐためには収納箇所の施錠や入室管理といったセキュリティ対策が重要です。また、書類管理のための台帳も作成しましょう。

電子データで保管・管理

書類の電子化によって業務を効率化できます。紙媒体では書類の種類に応じて仕分けし、書庫などに格納するなどの物理的な作業が必要です。

また、書類を取り出す際も大量の書類の中から目当ての書類を探し出さなければなりません。電子データであれば上記の様な作業がデバイス内で完結します。

書類保管の問題解決方法：文書管理システム：D-QUICK7

ここまで書類の保管や管理方法の重要性についてお話しさせていただきました。しかし、実際に保管した書類を管理するとなると、どのように管理すればいいのか、多くの問題が見つかると思います。文書管理システムがあれば、文書管理の運用が簡単に行えます。

文書管理システムを使用すると、書類の保管、管理にどう影響してくるのかご説明していきます。

文書管理システムによってできる！書類の保管・管理の解決策

正確性と品質の確保
文書管理システム「D-QUICK7」では、バージョン管理が可能です。常に最新版の文書を確認出来るので、誤って過去版をみていたというケースが防止されます。もちろん、過去の文書がどういう内容だったかという確認も出来ます。
変更と更新のトレーサビリティ
D-QUICK7は、版管理をしております。該当の文書がいつ、誰が作成して誰が更新したのか、確認を容易に行えます。
法的およびコンプライアンスの要件
多くの書類は、法的要件や契約条件に基づいて一定期間、データを保管する必要があります。
D-QUICK7では、有効期限の設定を行うことが出来ます。有効期限が切れた図面は有効期限切れフォルダに自動的に移動できる仕組みがありますので、上記コンプライアンス対応も可能です。
書類の保管におけるセキュリティ
D-QUICK7では、フォルダや文書毎にユーザーアクセス権の付与が出来ます。他部門のユーザーへのアクセス権の付与によって、該当文書の連携が可能になります。

また、該当文書をすぐに参照出来るURLをメールに添付して情報共有も出来ます。関係者のみアクセス出来るようにしておけば情報漏洩という問題も防ぐことが出来ます。

文書管理システム「D-QUICK7」を使用すれば、物理的な紙や図面・文書データの保管や管理が簡単にできそうですね。

まとめ

「書類の保管期間は何年？保管期間一覧･保管理由と方法を解説」と題して、ご紹介してまいりました。このように文書管理システムがあれば、社内での書類の保管・管理が簡単に実現できるのです。 一度、文書管理システムD-QUICKを詳しく知ってみませんか？

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