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ファイル検索システムと文書管理システムの違いは？

system difference

皆さんの会社でも業務に必要な資料やデータを社内サーバから探す際に「もっと早く効率的に検索できないかな．．．」と、考えたことはありませんか？社内のファイルを効率よく検索するために「ファイル検索システム」と「文書管理システム」が注目されています。今回は「ファイル検索システム」と「文書管理システム」の特徴的な機能と、どういった違いがあるかを解説いたします。

サーバ内のファイルを検索するときのお悩み

電子データの検索において、ファイル検索システムや文書管理システムを導入していない場合は、PCの検索機能を使ってファイルサーバ内や自身のPC内を検索されているかと思います。業務において検索に課題をお持ちの方からよく聞くお悩みとして、以下のようなものがあげられます。

  • ファイルサーバの検索スピードが遅い
  • どのシステムに保存されているか分からない
  • 担当者しかファイルの保存場所が分からない
  • 似たようなファイルが多くどれが最新か分からない
  • 検索キーワードが分からない

検索に費やす時間が多いと、全体的な業務時間が延び業務効率の低下を招きかねません。そこで、ファイルを検索するシステムとして「ファイル検索システム」や「文書管理システム」が注目されています。

ファイル検索システムと文書管理システムの特徴

それではファイル検索システムと文書管理システムの特徴について見ていきましょう。

ファイル検索システムの特徴

ファイル検索システムとは、ファイル検索を効率化させるための機能をもったシステムを指します。サーバ検索システムや全文検索システムとも言われたりします。社内で利用するファイルサーバの検索や、そのほかクラウドストレージや業務システムといった様々なサービスやシステムを含め、横断的なファイル検索を実現するものまで、大小さまざまなものが存在します。

［ファイル検索システムの特徴］

  • 大量のファイルから素早く全文検索結果を表示できる
  • さまざまなファイル形式を検索できる
  • ファイルサーバ以外に保存されたファイルもまとめて横断検索できる

文書管理システムの特徴

文書管理システムとは、電子文書や紙の文書をデジタル化したものを格納・管理するコンピュータ上のシステムです。文書管理システムには基本機能として、格納、バージョン管理、属性情報、セキュリティ、検索といった機能があります。社内におけるさまざまな種類の文書・資料をデータとして一元管理できます。文書に素早くアプローチする為の検索機能や、文書の変更履歴を管理する機能に加えアクセス権限の設定も可能です。

［文書管理システムの特徴］

  • 属性情報などファイルの持つ情報による検索ができる
  • 最近はファイル内の形状によるAI形状検索も可能
  • ファイルを検索したあとの管理機能も充実している

このようにファイル検索システムと文書管理システムには、それぞれに特徴があるのがわかりますよね。では、ファイル検索システムと文書管理システムの大きな違いとは、どのようなものなのでしょうか？

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「ファイル検索システム」と「文書管理システム」の違い

ファイル検索システムと文書管理システムのそれぞれの特徴からも分かるように、ファイル検索システムは検索に特化したシステム、文書管理システムは検索も含めたファイル管理を目的としたシステムです。

ファイル検索システムのポイントは、ファイルサーバ以外に保存されたファイルもまとめて横断検索できることです。大きな企業になるほど社内に複数のシステムが存在し、システム上ファイルの連携や一元管理が難しい場合があります。社内データの検索においてファイル検索システムは効果を発揮するでしょう。

文書管理システムは、システムに登録されたファイルのみが検索対象になりますが、ファイルへアプローチする検索手段が充実しています。ファイル名検索や全文検索以外にも属性情報やバージョン情報による検索が可能です。

最近は、AIを搭載した文書管理システムもあり、似たような図面を探せるAI類似図面検索などもでてきました。さらに、最新版（変更履歴）の管理やファイルの関連付けなどファイル管理の機能を持っており、文書の一元管理をするには非常に有効なシステムとなります。

まとめ

今回は「ファイル検索システムと文書管理システムの違いは？」と題しまして、ファイル検索システムと文書管理システムの特徴と違い、どういったケースに適しているかをお話してきました。２つのシステムを総括してみます。

【総括】

ファイル検索システム　：　検索に特化したシステム

  • ファイルサーバ以外に保存されたファイルもまとめて横断検索できる
  • 複数システムが存在し、ファイルの一元管理が難しい大手企業に向いている

文書管理システム　：　検索も含めたファイル管理を目的としたシステム

  • ファイルへのファイル名検索や全文検索ができる
  • 属性情報やバージョン情報による検索が可能で、検索手段が充実している

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