ナレッジマネジメントとは？わかりやすく導入ポイントを解説

ナレッジマネジメントとは、組織内で知識の収集や保存、供給、活用を効率よく運用するためのプロセスや戦略を指します。1人1人の知識を共有化し、属人化しないことを防ぐのも目的のひとつです。ナレッジマネジメントの概念について解説をするとともに、ナレッジマネジメントを進めていくにはどんな方法があるかご説明していきます。

1 ナレッジマネジメントとは？ナレッジマネジメントに取り組むとどうなるの？
2 ナレッジマネジメントに文書管理システムを導入させるポイントを教えます
3 ナレッジマネジメントのツール導入解決方法：文書管理システム：D-QUICK7
4 まとめ

ナレッジマネジメントとは？ナレッジマネジメントに取り組むとどうなるの？

皆様はナレッジマネジメントという単語を聞かれたことはございますか。実はナレッジマネジメントが広く言及されるようになったのは、１９８０年代後半から１９９０年初頭にかけてです。もう四半世紀も前になります。

ナレッジマネジメント（Knowledge Management）とは「社員が持つ知識、経験を組織内で共有し活用する経営管理手法」を指します。以下の活動やプロセスを指します。

・知識の創造と収集
・知識の整理と分類
・知識の共有と流通
・知識の活用と応用
・知識の保存と保全

企業がナレッジマネジメントに取り組むと企業の下記のような競争力が高まります。

個人の生産性の向上
組織内で知識が共有され活用されることにより個人の生産性が向上します。
意思決定速度の向上
ビジネス上の意思決定は正確な情報と知識に基づいて行われる必要があります。ナレッジマネジメントは必要な情報を的確に収集し、関係者が迅速な意思決定を行うのを支援します。
イノベーションの促進（新しいモノを生み出す）
組織内の知識を集約し共有することで従業員の創造性を促進します。イノベーションの促進により革新的なアイデアが生まれやすくなります。
チームのコラボレーション強化
ビジネスでは、チーム間の協力が重要です。ナレッジマネジメントは各チームが取得した情報や知識を共有し、効果的に連携するための環境を提供します。
顧客満足度の向上
顧客は従来よりも高い品質を望んでいたり、もっと便利にして欲しいと望んでいたりいます。ナレッジマネジメントを活用することで、顧客ニーズを理解し、効果的なソリューションを提供する能力が向上し、顧客満足度を高めることが出来ます。

お客様の声から、もっと業種別に学んでみよう！
製造業の図面・文書管理自治体の完成図書管理
D-QUICK導入事例集

ナレッジマネジメントに文書管理システムを導入させるポイントを教えます

組織がナレッジマネジメントを重視して、効果的な知識共有を実現したい場合、文書管理システムが有用なツールとして機能します。

ただし、単に文書管理システムを導入するだけでは上手く行きません。ナレッジマネジメントを文書管理システムで実践していくために重要なポイントをご紹介いたします。

文書の分類と整理
文書管理システムに文書を適切に分類し、整理する仕組みを構築します。適切なカテゴリを使用して文書を分類し、検索やアクセスを容易にします。
文書の品質管理
ナレッジマネジメントの一環として、文書の品質管理を行います。正確で最新の情報を提供するために、文書の内容や更新頻度を定期的に確認し、必要に応じて更新や修正を行います。
アクセス権の管理
機密情報や限定された情報に対するアクセス権を管理します。文書管理システムはユーザーごとにアクセス権を制御し、情報のセキュリティを確保します。
コラボレーションの促進
文書管理システムを使用して、チーム間や部門間でのコラボレーションを促進します。文書共有やコメント機能を活用し、知識の共有とアイデアの交換を支援します。

ナレッジマネジメントのツール導入解決方法：文書管理システム：D-QUICK7

ナレッジマネジメントで文書管理システムが有効なツールというのはご説明した通りです。弊社の文書管理システム：D-QUICK7を使用すれば、以下のナレッジマネジメントの導入ポイントの対応が出来ます。

文書の分類と整理
文書の品質管理
アクセス権の管理
コラボレーションの促進

文書の分類と整理
文書管理システム「D-QUICK7」では、フォルダ毎にドキュメント（ファイル）を格納することが出来ます。例えば「仕様書」、「会議資料」、「報告書」といったフォルダを作成し、その中にそれぞれ関連するファイルを入れておけば、ユーザーもファイルを探しやすくなります。
また、「D-QUICK7」には登録時にキータイプというカテゴリ情報の付与が出来ます。このキータイプを条件として検索も行えるのでファイルの整理に有効に機能します。
文書の品質管理
「D-QUICK7」は版管理機能を有しています。常に最新の文書を確認出来るようになっており、間違って過去の文書を見ていたというミスを防げます。また、過去の文書も参照出来るので、どういった経緯で文書が更新されてきたかという確認も出来ます。
アクセス権の管理
「D-QUICK7」では、ユーザー、またはグループ（ユーザーが所属する組織）に対してアクセス権の付与が出来ます。例えば、文書に対して参照設定を行えば該当ユーザーは文書が閲覧出来るのみになり、編集の抑止が出来ます。拒否設定を行えば、文書の秘匿化が出来ます。
コラボレーションの促進
アクセス権に関連しコラボレーションを促進する方法をご紹介します。あるプロジェクトに参加しているグループやユーザーのみ、自由に使用出来るフォルダを作成し文書を登録すれば、違うグループへの情報共有もしやすくなります。関係者はそのフォルダ内のみを見ればいいので、必要な文書を探す手間も省けます。

まとめ

「ナレッジマネジメントとは？わかりやすく解説します」と題して、ご紹介してまいりました。ナレッジマネジメントの概念、文書管理システムと連携していくメリットがご理解いただけたと思います。このように文書管理システムがあれば、ナレッジマネジメントの運用が簡単に実現できるのです。一度、文書管理システムD-QUICKを詳しく知ってみませんか？また当サイトでは、図面・文書管理システム「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しています。製造業や自治体向けの図面管理の導入事例もあります。

当サイトでは、図面・文書管理システム「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しています。製造業や自治体向けの図面管理の導入事例もあります。

まだ情報収集レベルで、学びを優先されたい方
「図面・文書管理で困ったときのハンドブック」~製造業・完成図書・テレワーク・クラウド、すべての解決策をお見せします~

システムやクラウドサービス等の具体的な解決策を探している方
図面・文書管理システム「D-QUICKシリーズ」基本ガイドブック

より詳しい事例を知りたい方
「製造業の図面・文書管理自治体の完成図書管理　D-QUICK導入事例集」

安心・安全に図面・文書管理を行うためのポイントが理解できる資料になっています。ぜひ、ダウンロードページより資料をご覧ください。

「文書管理ノウハウ」の関連ブログ