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書類の電子化をしよう！方法と注意点、事例をご紹介

書類の電子化は昔から検討されてきましたが、デジタル技術の進化や働く環境の変化に伴い、改めて注目を集めています。これまで紙の書類は長い間、業務の中心的な役割を果たしてきましたが、保管や共有、管理のしづらさなどが問題となっていました。これに対し、書類の電子化は業務効率の向上、コスト削減、環境への配慮といった多くのメリットが見込めます。

本記事では、書類の電子化とは何なのかを、電子化の方法・事例と合わせてご説明します。また文書管理システムが有効な理由も説明しますので、書類の電子化を検討されている方はぜひお読みください。

書類の電子化とは

改めて、書類の電子化とは何なのかを確認しましょう。書類の電子化とは、紙媒体の書類をデジタルデータとして保存することを指します。電子化する目的はデジタル的なコピーを作成することではなく、データの検索性、共有のしやすさ、セキュリティ性などを向上させるためです。

昔は電子化というと、単にスキャナーを使い、紙の書類をデジタルデータとして保存するだけでした。しかし、現在ではOCR（光学文字認識）技術を用いて、紙の書類をテキストデータに変換し、検索や編集が可能な形で保存することが一般的となっています。

電子化の主な利点は、紙書類を置くスペースの節約、検索の高速化、共有のしやすさ、バックアップの容易さなどが挙げられます。また最近ではSDGsを意識した環境への配慮という観点から、紙やインクの使用量を削減することができるというのも利点のひとつです。これらの利点がビジネスにおける効率性・生産性の向上につながります。

紙の書類は時間とともに劣化・破損することは避けられません。また共有や検索がしにくく、管理が煩雑になることが多いため、デジタル化は多くの企業において効率的な業務を推進してくれます。

書類の電子化の方法と注意点

電子化の方法は簡単です。高解像度のスキャナーを用意し、書類をスキャンするだけです。しかし、いくつか注意点があります。3つのキーワードを覚えておくとよいでしょう。

書類の電子化　３つのキーワード

  1. 書類の分類
  2. ファイルの整理と保存
  3. 全文検索

まずは、書類をスキャンする前に種類や重要度に応じて分類しましょう。事前に分類しておかないと、電子化した後の管理が大変になってしまいます。書類がカラーの場合はフルカラーでスキャンし、複数ページの書類は一つのPDFファイルとしてまとめることで、見やすくなります。

次に、ファイルの整理と保存です。スキャンしたファイルは、ファイル名がスキャンした年月日で連番になっていることがほとんどです。ファイル名を分かりやすく命名し、適切なフォルダ構造にして保存することで、管理や共有がしやすくなります。

また、電子化したファイルを文書管理システムで管理する場合は、全文検索が行えるようにしておきたいです。必要に応じてOCRを使用し、スキャンした書類を検索可能なテキストに変換しましょう。

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書類の電子化の事例

書類の電子化は多くの企業で実施されています。どのような効果があるのか、製造業における成功事例を紹介します。

  1. 在庫管理の効率化
    ある企業では、在庫管理のための膨大な紙の書類が日々発生していました。これらの書類を電子化することで、在庫の状況をすぐに把握できるようになり、在庫切れや過剰在庫のリスクを大幅に低減できました。また、異なる拠点間での情報共有が迅速に行えるようになり、会社全体の生産性が向上しました。
  2. 製品設計と品質管理
    ある企業では、製品設計図や品質管理報告書などの書類が日々発生しており、最新の情報を把握するのに時間がかかっていました。しかし電子化することで、設計図のバージョン管理が容易になり、最新の情報を常に利用できるようになりました。また、品質管理の書類もデジタル化によって、問題が発生した際に迅速に原因を特定し、対応策を講じることが可能となりました。これにより、製品の品質向上・生産性が向上しました。

このように、紙書類では時間がかかったり、手間がかかったりする作業を、電子化によって効率的に業務を進めることが可能となるのです。

文書管理システムで管理する利点

これまでご説明したように、電子化することで様々なメリットがあります。そして、電子化したファイルを文書管理システムで管理すれば、更に便利で効率的な管理が可能です。文書管理システムで管理するメリットを3つ紹介します。

  1. 効率的な検索
    文書管理システムを使えば、ファイル名だけでなく、キーワード検索や更新日付による検索など、様々な方法で検索できるため、必要な書類を迅速に見つけることができます。OCRされたデータであれば、画像内のテキストから全文検索が可能です。
  2. 場所や時間に制約のないアクセス
    文書管理システムは、インターネットに接続されたデバイスからアクセスできるため、場所や時間を問わず書類にアクセスできます。外出先やモバイル端末からもアクセス可能なため、業務スピードを高めることが可能です。
  3. セキュリティの向上
    文書管理システムでは、誰がどの文書にアクセスできるかを制御できるため、セキュリティの高い状態でファイルを管理することができます。また文書の閲覧、編集、削除などの操作履歴が記録されるため、不正な操作があった場合に追跡可能です。

このように文書管理システムを使えば、さらなる効率化・生産性・セキュリティの向上を図ることができ、コアな業務に集中できるのです。

まとめ

「書類の電子化とは？電子化の方法と事例を紹介！」と題して、説明してまいりました。紙書類の電子化によって、業務効率の向上、コスト削減、環境への配慮いった多くのメリットがあることがお分かりいただけたでしょうか。

さらに文書管理システムを利用すれば、より検索性・セキュリティを高めた状態でファイル管理を行うことが可能となります。電子化を検討されている方の参考となる記事となれば幸いです。 また当サイトでは、弊社ソリューションである、図面・文書管理システム「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しています。製造業や自治体向けの図面管理の導入事例もあります。

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