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フォルダ共有のアクセス許可設定は難しい！解決策はないの？

日々の業務で作成する電子文書を、フォルダ共有で保存している企業は少なくありません。このようなケースの場合、フォルダの共有設定やアクセス許可設定等のセキュリティ設定をする必要があります。なぜなら、セキュリティリスクを軽減し、企業の重要な情報を守る必要があるからです。そこで、フォルダの共有アクセス許可とは？文書管理システムを導入するとどういったことが解消されるのかをご説明いたします。

フォルダの共有とは？

共有フォルダとは、同じネットワーク上のパソコン、NAS、ファイルサーバーなどにあるフォルダに対して他のデバイスからアクセスできるようにしたフォルダを指します。

企業ではNASやファイルサーバーのフォルダを共有化し、そこに保存したファイルを複数人が更新や修正したり、バックアップファイルを配置したりできる使用方法が一般的です。フォルダを共有すればファイルの個人間で受け渡しをすることなく一つのファイルに対して作業ができるため、業務効率を上げられます。

その一方、共有しているフォルダ配下には自由にフォルダを作成できたり、ファイルを登録できたりするため、フォルダ構成が把握できなくなったり、同じファイルを別々のユーザーが違う場所に保存する問題も発生する可能性があります。

アクセス許可とは？

アクセスの許可とは、特定のユーザーやグループがフォルダやファイル、機能に対しての操作を制御する権限を付与することです。

フォルダ共有に対してのアクセス許可設定は以下のようなものを指します。

  • ファイルの読み取り
  • ファイルやフォルダの一覧表示
  • ファイルの作成と上書き
  • ファイルの実行
  • ファイルの削除
  • フォルダの作成と削除
  • ファイルやフォルダに対するアクセス権設定

アクセスの許可は、データのセキュリティを確保するために重要な設定です。適切なアクセス権限を設定することで、セキュリティの強化やデータの保護といった利点があります。

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文書管理システムの利点

前述したフォルダ共有やアクセス許可を文書管理システムに置き換えると以下のような違いがあります。

フォルダの共有

フォルダの共有の場合、まずファイルサーバーやNASにあるフォルダに対して共有の設定を行う必要があります。しかし、文書管理システムの場合はシステム自体を共有のフォルダと見立てることができます。

また、フォルダの共有ではユーザーが共有の設定を行う必要があります。しかし、文書管理システムではシステム（環境）の構築はシステム導入支援に含まれることが多いため、システムのメーカーが作業を行いますのでユーザーは設定を行う必要はありません。

アクセス許可

アクセス許可については、文書管理システムでも新規ユーザーが追加された場合はアクセス権の設定をすることに変わりはありません。しかし、文書管理システムの場合だとUIが直感的で見やすく、Windowsのアクセス許可で操作できる設定よりも更に細かい操作も可能です。

文書管理システム「D-QUICK7」ではどうできるの？

弊社が提供する文書管理システム「D-QUICK7」でも同様にシステム自体をフォルダの共有と見立てることができます。また、直感的なUIですので、アクセス許可以外の設定含めて大変操作しやすいシステムになっています。

面倒な初期設定もシステム導入作業に含まれており、ユーザー側で行う初期設定は少ないため、初期設定完了後にすぐD-QUICK7を使用することができます。

まとめ

ファイルをNASやファイルサーバーで管理する時には、フォルダの共有設定やアクセス許可の設定をする必要があります。

【D-QUICK7】では、環境構築から初期設定までを導入時に行わせていただきます。そのほかにデータ移行や操作説明などユーザーの希望に沿った要望も承っています。

【D-QUICK7】はクラウド版、オンプレミス版に対応しており、大量の文書をドキュメントごとに管理することができます。D-QUICK7の機能としては以下のものが用意されています。

  • 検索機能、全文検索機能
    文書の名称やキーワード、文書内の文章をキーにして検索が可能です。
  • データベース、フォルダや文書へのアクセス権制御
    データベースへのアクセス制限、フォルダ、文書へのアクセス制限や機能の制限が可能です。
  • 版管理機能
    文書を版で管理できるので、編集した際の自動バックアップや版戻しを行うことが可能です。
  • ワークフロー
    文書をリリースする際に文書リリースの承認ワークフローをD-QUICK7で行うことが可能です。
  • 一元管理
    文書に対し、一元管理を行っています。他のユーザーが編集中の場合は読み取り専用として文書を開き、編集に制限をかけることが可能です。
  • 編集時、メールの自動通知機能
    他の利用者が文書の登録、編集、削除を行った場合、自動的にD-QUICK7からメールが送信されます。
  • 有効期限通知、有効期限切れ文書の移動
    文書に有効期限を設定することにより、有効期限の数日前に設定したユーザーに有効期限が切れる旨の通知メールを自動で出す機能があります。また、有効期限が切れた文書は自動的に指定したフォルダに移動し、後に必要かどうかをユーザーによって取捨選択することができます。

様々な仕事を行っていると、大量の文書を管理するケースがあります。管理するデータベースを用意するだけでなく、文書管理をシステムに任せるとより効率よく作業できます。

文書管理システムに詳しくない方でも直感的に使用できるシステムとなっておりますので、文書管理システムにお悩みの方は、導入してみてはいかがでしょうか。

当サイトでは、「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。安心・安全に図面・文書管理を行うためのポイントが理解できる資料になっています。 ぜひ、ダウンロードページより資料をご覧ください。

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