システム・ツールブログ

なぜ起こるの？コミュニケーションロスの原因と改善策

最近はテレワークやリモートワークが増え、仕事のやり取りで直接顔を合わせる機会も減ってきましたよね。そんな状況でよく起きるのが、情報や思っていることがうまく伝わらずに、なんとなくズレが生まれてしまう「コミュニケーションロス」という問題です。これがあると、ちょっとした誤解から仕事のミスやトラブルにまでつながってしまいます。だからこそ、この「コミュニケーションロス」とは何か、どう対処すればいいのかを理解しておくことは、どんな職場でも大切です。コミュニケーションロスの原因と改善策をご紹介いたします。

コミュニケーションロスとは何か？

コミュニケーションロスとは簡単に言えば、「伝えたいことがちゃんと相手に伝わらず、誤解や行き違いが起きること」です。

たとえば上司が「これをこうしてほしい」と言ったけど、相手はその意味を完全には理解できていなかったり、途中で情報が漏れていたりすると、間違った仕事をしてしまったり、やり直しが増えたりするわけです。

よくある場面はこんな感じです。

  • 「伝えたつもり」でも、実は相手に伝わっていなかった。
  • メールやチャットを送ったけど、読んでもらえてなく約束が守られなかった。
  • 「言わなくてもわかるだろう」と思ったことが、実は全然違う解釈をされていた。
  • オンライン会議だと声のトーンや表情が伝わりにくく、思わぬ誤解が生まれた。

こんなことが続くと、仕事の効率が落ちるだけではなくて、クレームが増え、チーム内の信頼がガタ落ちすることもあります。だから「伝える力」だけじゃなく「理解する力」もセットで大事にしないといけません。

仕事でありがちな具体例とそこから起こる問題

1．曖昧な指示が生むズレ
「いい感じで」「急いでやって」って指示されたら、正直ちょっと困りますよね。これは具体的に何をどうすればいいのか人によって感じ方が違いますから、作った資料や成果物が「思っていたものと違う！」なんてことが増えます。そうなると、結局何度もやり直しになって時間も手間もかかる…そんな無駄が生まれやすいです。

2．誰がやるかみんな曖昧で放置
「誰かやってくれるだろう」が続くと、誰もやらずに期日ギリギリで大慌て。チャットで「みんな知っているはず」と思っても、誰が責任を持つかハッキリしないと作業漏れが出てしまいます。これ、意外とよくありますよね。

3．情報共有不足でお客さんに失礼
営業が「お客さんがこう言っている」って話を他部署に伝えきれていないと、お客さんの希望とは違う対応になってしまい、トラブルや信頼ダウンの原因になります。社内での情報の受け渡しが滞るだけで、外の評価に直結するので要注意です。

4．スケジュール変更が伝わらず混乱
急な会議の時間変更が一部にしか伝わらなかったら、旧スケジュールで動いていたメンバーがいて、結局会議がスムーズに進みません。リモートだとこういう連絡抜けが特に起こりやすいですよね。

5．仕事のダブり・漏れが増える
誰がどこまでやるか曖昧なままだと、同じ作業をみんながやってしまったり、逆に誰もやらないタスクが生まれたりします。結果、無駄な工数が増えたり、重要な仕事が遅れたりするのが問題です。

6．テレワークで伝わりにくいニュアンス
オンラインだと顔の表情や声のトーンが伝わりにくくて、メッセージが冷たく感じたり誤解されたりしがちです。だからこそ、文字だけでのやり取りには一層気を遣う必要があります。

お客様の声から、もっと業種別に学んでみよう！
製造業の図面・文書管理 自治体の完成図書管理
D-QUICK導入事例集

文書管理システムでの改善策　図面管理システム：D-QUICK7

こうしたコミュニケーションのズレを減らすために、文書管理システムの導入が注目されています。特に「D-QUICK7」という図面管理システムは、建築や製造などの業界で多く使われていて、情報共有の強い味方です。

1．情報を一か所にまとめてズレを防ぐ
議事録や設計図、マニュアルなどをすべて1つの場所に集めることで、誰でも最新の情報を確認できる環境が整います。「知らなかった」「更新を見逃していた」というミスが激減します。

2．変更履歴やコメントが見えるから誤解が減る
誰がいつどんな変更をしたのか、コメントでのやり取りも含めて記録されるので、情報の行き違いやすれ違いを未然に防げます。過去の合意事項を簡単に振り返れるのも便利です。

3．アクセス権限で必要な人に必要な情報だけを届ける
プロジェクトごとに閲覧や編集の権限を設定できるので、情報の漏えいを防ぎつつ、混乱も抑えられます。柔軟なアクセス権限により、関係者が迷わず仕事に集中できます。

4．リモートでもリアルタイムに共有できて認識がズレない
物理的に離れていても、すぐに最新の図面やデータをみんなで見られるので、その場で疑問点の共有や意思決定がスムーズに進みます。

まとめ

コミュニケーションロスは、どんな職場でも起こりうる問題ですが、放っておくと仕事の効率を落とすだけでなく、信頼関係にも影響します。だからこそ、お互いが「伝える」と「理解する」ことを意識し、情報共有の仕組みを整えることが大切です。

文書管理システムのようなツールをうまく活用すれば、情報の一元管理や変更履歴の見える化、権限管理などで、こうしたズレを減らすことができます。システムと運用ルールをきちんと整えて、日々のちょっとした認識違いや情報の抜けを防ぐ環境作りが、結果として組織全体の生産性と信頼の向上につながるのです。

これからも変化し続ける働き方に合わせ、コミュニケーションの質を高める工夫を続けていきましょう。

一度、図面文書管理システムD-QUICKを詳しく知ってみませんか？当サイトでは、「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。安心・安全に図面・文書管理を行うためのポイントが理解できる資料になっています。 ぜひ、ダウンロードページより資料をご覧ください。

まだ情報収集レベルで、学びを優先されたい方
「図面・文書管理で困ったときのハンドブック」~製造業・完成図書・テレワーク・クラウド、すべての解決策をお見せします~

システムやクラウドサービス等の具体的な解決策を探している方
図面・文書管理システム「D-QUICKシリーズ」基本ガイドブック

版管理と採番管理を解決する　D-QUICK7機能ガイド

ペーパーレスを促進するAI-OCR基本ガイド

より詳しい事例を知りたい方
「製造業の図面・文書管理 自治体の完成図書管理　D-QUICK導入事例集」

「システム・ツール」の関連ブログ