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Dropbox（ドロップボックス）で図面文書管理を考えてみる

Dropbox

Dropbox（ドロップボックス）はDropbox社が提供する、写真や文書ファイルをインターネット上に保管できるオンラインストレージサービスです。データは全てインターネット上に保管されるため、デスクトップのパソコンやタブレット、スマートフォン等複数の端末でデータの共有が可能となります。

Dropbox（ドロップボックス）が他のオンラインストレージサービスに比べて有利な点があります。それは、専用フォルダにファイルをドラッグ&ドロップするだけでデータの共有が可能となる、使いやすさです。Dropbox（ドロップボックス）を社内の図面文書管理に利用できないか整理してみましょう。

Dropbox（ドロップボックス）とは？

Dropbox（ドロップボックス）は大切な情報がすぐに見つけられる、オンラインストレージサービスです。クラウドベースのファイル共有サービスで、さまざまな機能を提供しています。
以下に、主なDropbox（ドロップボックス）の機能をいくつか紹介します。

Dropboxの機能をご紹介

1.ファイルの同期と共有

Dropbox（ドロップボックス）を利用すると、複数のデバイス間でファイルを同期できます。ファイルを1つのデバイスで変更すると、他のデバイスでも同期されます。ファイルやフォルダを他のユーザーと共有できます。共有リンクを作成することで、他のユーザーとファイルを簡単に共有できます。
Dropbox（ドロップボックス）にファイルを保存すると、それがクラウド上にアップロードされ、他のデバイスでも同じファイルにアクセスできます。ファイルの変更は自動的に同期されます。

2.フォルダの共有とコラボレーション

ファイルやフォルダを他の複数のユーザーと共有できます。共有リンクを作成して、複数のユーザーと簡単にファイルをやり取りできます。共有されたフォルダ内で複数のユーザーが同時に作業でき、ファイルの変更はリアルタイムで他のメンバーに反映されます。

3.ファイルのバージョン管理

ファイルの変更履歴が自動的に保存され、過去のバージョンに簡単に戻ることができます。誤って変更を加えた場合でも、以前の状態に戻せます。ファイルの変更履歴から以前のバージョンに戻ることが可能なので誤って変更した場合でも安心です。

4.オフラインアクセス

一度ダウンロードしたファイルやフォルダを利用できます。ファイルやフォルダをオフラインで利用できるため、インターネットに接続していない状態でも作業が可能です。

5.自動写真バックアップ

Dropboxアプリを使用している場合、写真を自動的にバックアップできます。スマートフォンやタブレットで撮影した写真を自動的にDropboxにバックアップが可能で、撮影した写真は、どのデバイスからでもアクセスできます。

6.ファイルリクエスト

他の人に特定のファイルをアップロードしてもらうために、簡単にリクエストできます。相手がDropboxにファイルをアップロードすると、それが共有されます。たとえば、複数のセミナー参加者へ指定の課題資料を提出してもらうときや、複数の外注先から納品物を集めるときに役立ちます。

7.ドキュメントのプレビュー

Dropboxは様々なファイル形式のプレビューをサポートしており、OfficeドキュメントやPDF、画像などを直接閲覧できます。

8.セキュリティ機能

ファイルやフォルダにはアクセス権の設定が可能で、共有範囲を制御できます。また、2段階認証やデータの暗号化などのセキュリティ機能も提供されています。

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Dropbox（ドロップボックス）を図面文書管理に利用できるの？

Dropbox（ドロップボックス）は、デジタルドキュメントを管理するためのクラウドベースのソフトウェアソリューションであり、個人でもチームでも活用でき、図面文書管理に利用することが可能です。

Dropboxを利用する際には、いくつかの注意点があります。以下のポイントに留意することで、Dropboxを効果的かつ安全に図面文書管理に利用することができます。

1.セキュリティとプライバシー

機密性の高い文書やプライベートな情報を保存する際には、Dropboxのセキュリティ機能を確認し、必要に応じて追加のセキュリティ対策を検討してください。2段階認証を有効にすることなどが一例です。

2.共有設定の確認

フォルダやファイルごとにアクセス権を適切に設定してセキュリティを向上させましょう。ファイルやフォルダを共有する際に、誤って公開範囲を広げないように注意してください。必要なアクセス権限を正確に設定し、文書の機密性を維持していくことが重要です。

3.バージョン管理と履歴

Dropboxはファイルのバージョン管理をサポートしています。ファイルが破損し、編集ミスをした場合に、以前のバージョンに簡単に戻ることができます。重要なファイルの場合、この機能を活用してください。

4.ストレージ容量

Dropboxの無料アカウントは一定のストレージ容量に制限があります。大量の文書を扱う場合は、必要に応じて有料プランにアップグレードするか、不要なファイルを整理して容量を確保することが重要です。

5.オフラインアクセス

文書にアクセスする際に、インターネット接続が出来ない状況も考慮してください。Dropboxはオフラインでの利用も可能ですが、事前に同期を確認しておくことが重要です。

6.共有リンクの期限設定

共有リンクを作成する場合、期限を設定することができます。不要なアクセスを防ぐために、期限を設定することを検討してください。

7.デバイスの管理

Dropboxは複数のデバイスで利用できます。しかし、紛失や盗難に備えてデバイスのセキュリティを確保し、不要なデバイスからのアクセスを遮断する手段を用意しておくことが重要です。

まとめ

「Dropbox（ドロップボックス）で図面文書管理を考えてみる」と題して、ご紹介してまいりました。

Dropbox（ドロップボックス）は大容量の画像や動画ファイルを共有し、クラウド上での共同作業が容易です。
さまざまな業種で利用できますが、特に デザイナー、写真家、映像クリエイターなど、ファイルの共有や協力が頻繁に必要なクリエイティブ業界が向いています。
また、IT・テクノロジー企業でソフトウェア開発者やテクノロジーチームがプロジェクトファイルやコードを共有し、バージョン管理を行うために利用するケースにも向いています。

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