文書を作成したあとに、個人のパソコンや共通のファイルサーバに保存し、いざ資料の確認や修正をするのに文書がみつからない事がありませんか。原因は文書管理ができていないからです。今回は文書管理をおすすめする理由、おすすめの機能や操作感について解説していきます。

 文書管理をおすすめする理由

ここでは文書管理をおすすめする理由を書いていきます。会社で報告書やマニュアルといった資料は何度も利用するものや、参考にするということがよくあります。こういった文書を作成した本人も含めて比較的簡単に探すためにはある程度のルールに沿って文書が保管されている必要があります。どういったもので、誰が作成し、どのように保管しているかを覚えておかなければなかなかできることではありません。いざというときにそれらの文書を探し出すことに時間をかけてしまい目的の文書を作成するための時間が短くなってしまいます。文書管理をルール通りに行っていればこういった場合に、わずかな情報でその文書にたどり着くことが可能になります。昔作成した資料が見つからずに何度も同じ資料を作成するなんてことはありませんか？こういった場合も文書管理がしっかりされていれば、無くすことができます。

また、会社の資料から顧客情報が洩れる等の情報漏洩時にも文書管理システムで管理されていれば痕跡を探し出す事や最後にアクセスした人物を特定し追跡に利用することも可能になります。こういった理由から文書管理は専用のシステムを導入して行う事が効率やリスクの軽減につながります。システムを導入するとなると初めにはどのような文書をどのように管理するか等のルールの構築に時間が必要にはなりますがこれらをはじめにしっかり決めるのと後で決めるのとでは前者が圧倒的に有効ですので、しっかり検討する必要があります。初めに労力は必要ですが、文書管理にシステムを利用することを検討する場合にはこのことを念頭に準備を行うとよいでしょう。

文書管理　おすすめの機能

先ほどは文書管理をおすすめする理由を書いてきましたが、ここでは文書を管理して利用するうえでおすすめする機能について書いていきます。　私が文書管理を行う上でおすすめする機能は３つあります。それは利用するうえでのセキュリティ、文書の検索、操作ログを閲覧する機能です。まずセキュリティとはシステムを利用するうえで重要なもので、操作の履歴を取得したり、情報漏洩等等のトラブルから文書を守ったりするものになります。せっかく文書を管理できてもここが不十分だと不安がでてきますので最低限必要な機能の１つとなります。セキュリティによって社内でも特定の人物にのみ公開したりすることが可能なので社内のみで利用する際にもあるといい機能になります。次に文書を探すための検索機能です。それは単純に文書の名前を探す機能と文書内の文字をキーワードとして文書を探す事ができる全文検索機能です。数ある文章から目的の文書を探す場合にまず頭に浮かぶのは文書の名前だと思います。まずこれだけでも目的の文章にはある程度たどり着くことは可能です。さらにこの中からピンポイントで目的の文書を探す場合に役に立つのが全文検索機能です。

文書によってはいつ誰に作られたかの情報が文書内に記載されていることが多くあります。こういった文書内の文字は通常文書を開いて確認するまでは見ることができません。ある程度絞り込めても一つ一つ資料を開いていてはこれも時間が掛かってしまいます。全文検索機能のある管理システムを利用することでこの問題は解決できます。全文検索は、文書内部の単語や文書をキーワードとして取り込む事で検索することができる機能です。こういった検索機能は単体でも利用可能ですが、組み合わせる事で文書を絞り込む事ができますので、複合検索ができると、より目的の文書を早く見つける事ができます。最後にログの閲覧機能ですが、文書に誰がアクセスしたかや、文書の使用頻度等を確認する事ができます。情報漏洩時の追跡にも利用できます。このほかにも文書にキーワードを保存する機能等あると便利なものもありますが、文書管理でシステムを利用する際にはこういった機能があるかどうかを確認しておくとシステム選定で失敗することは少なくなります。

文書管理　おすすめする操作感

ここでは文書管理システムを利用するうえでのおすすめする操作感について書いていきます。せっかく文書管理を行っても操作が覚えられずに扱えないようではせっかくの管理が無駄になってしまいます。普段から使っている環境に近い操作感で管理および利用できるものを選べば初めて利用する人も操作を覚える必要なく扱う事ができるでしょう。普段業務でパソコンを利用する際に利用するものとしてWindowsやiOSがあります。これらはどちらもファイルを管理する際に視覚的にフォルダとよばれる入れ物にファイルを格納するように操作します。文書管理のシステムも同様の操作感で利用できるものであれば、普段パソコンで扱っているのと同じ感覚で利用する事ができます。ですのでおすすめする操作感としてはwindowsのエクスプローラのような見た目で、マウス操作でファイルの出し入れが可能なものが好ましいでしょう。ただし、近年ではパッドタイプのデバイスでタッチ操作のものも増えています。WEBでの操作にも対応したものがありますので、用途によってシステムの選定で考慮すると良いでしょう。

まとめ

ここまでで文書管理をおすすめする理由や、あると便利な機能、操作感について簡単に解説してきましたが、いかがでしたでしょうか。いままで文書管理を行っていなかった方や、なんとなくは行っていたが、システムを利用して実施してこなかった方が少しでも文書管理や、それらを活用する事で楽して便利に文書を管理、利用する事ができるようになればと思っています。今回は文書管理を行うことで最低限できたら便利と思うものを中心に書いてきましたが、文書管理システムにはその他にも便利な機能が多数あります。ここで記載したものを足掛かりに文書管理への興味や、取り組みを行っていっていただけたらと思います。

最後にいままでおすすめしてきた機能や操作感で文書の管理ができるシステムとしてD-QUICK7という製品があります。サイトから試用の申し込みや簡単な機能の説明がありますので興味がありましたら一度利用してみてはいかがでしょうか。基本ガイド資料もぜひダウンロードしてみてください！