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文書管理の目的を明確にして、文書管理を成功させよう!

文書管理は主に企業活動において扱われるさまざまな文書の分類、整理を行うことが求められます。誰もが扱いやすくなければなりませんし、日々のメンテナンスも欠かせません。なにより、文書管理を活用するためには目的に合ったものでなければ使われないものになってしまいます。漠然と文書管理するといっても必ず目的があるはずです。目的を明確にして文書管理を成功するための秘訣を解説します。

文書管理が使われる場面

企業活動において文書は日常的に生産されそして利用されます。利用するときに常に新たに作成するだけではありません。よくあるパターンは既に作成された文書をそのまま利用したり、流用して新たな文書に仕立てたりします。既に作成された文書があれば一から作成することなく効率的に作成できるから便利です。

たとえば、流用するために対象の文書を探すことを考えてみます。登録するときには無意識に未来に登録文書を探すために、ちゃんと鍵になる名前をつけ、保管場所についても適切なフォルダに入れていますが、いざ、利用するときには、過去、どこに保管したのかな?自分のパソコン内?それとも、会社の共有フォルダ?場所がわからなくなっていることが多いと思います。文書の種類やお客様別、そして時系列的にフォルダ分類したはずなので、地道に対象のフォルダを開いていくことで対象のファイルがようやく見つけられます。個人の場合であれば記憶を頼りにすればよいですが、自分以外の文書を見たり流用しようとしたりする場合はどうでしょう。自分の記憶に頼るだけでは目的の文書を見つけることができないかもしれません。特に、ファイルを一人一人が思いつきの場所に保管してしまうと再利用のためのファイル捜索に根気がいります。文書量が膨大になればなおさらです。文書管理は、保管のルールを作り、ちゃんとルールを守って利用するために存在し、さまざまな文書を効率的に利用・活用しようとする場面で必要になります。

文書管理するためのさまざまな目的とは?

文書管理をすることとは、文書を「管理」することなので、少なくても制限、制約が発生します。制限が多くなってしまえば利用しなくなっていくのは当然ですよね。制限、制約よりもメリットがあり、かつ、目的がはっきりしていればどうでしょう。使えるものにするために「目的」をはっきりさせることが大切ですね。ですので、「何をしたいか」を中心に考える必要があると思います。これから、「何をしたいか」の根本である「目的」のいくつかをご紹介します。

  • 閲覧

製造業などで製品を製造するために、製品単位で文書を分類し、係わる部署でそれぞれ閲覧する場面。

  • 交換

 お客様とのやりとりで必要なファイルを送信したり受信したりする場面。EDIシステムなどが代表例。メールでの添付ファイルも一種。

  • 永久保管、一時保管

 ・共有フォルダなどに生成された文書を廃棄までの期間保管しておく場面。代表例はストレージサービス。

 ・紙の文書をスキャンして電子データ化する場面。

 ・承認ワークフローで文書を回す場面。こちらは、一時保管。

  • 共有

 ・同じファイルを複数人で同時に閲覧したり編集したりする場面。代表例は会議システムでの文書共有やグループウェアなどの共有機能。

  • 識別(分類・区別)

 正式文書(完成文書)と仕掛かり文書を区別したい場面。

 承認ワークフローの結果を、承認済みと未承認文書を区別したい場面。

文書管理の目的を明確にするメリット

目的によって文書管理の管理体系が自ずと違ってきます。多くの場合、フォルダの構成が全く異なります。

また、目的以外の文書は管理には不必要と考えれば、あえて管理しない文書を登録しないですみますし、余計なものがないので見やすくなります。また、分量を抑えることにつながり結果として目的の文書も探しやすくなります。もし、目的が複数あるようなら、管理方法を目的別に変えたものを作成するとよいかと思います。「使い分けをしなければならない」制約が発生し、手間が発生するように思いますが、洗練された管理方法がきっと手間を上回るはずです。

目的にあった文書管理システムの選び方

文書管理のシステムは、いろいろな製品があり迷ってしまいます。文書管理製品と謳われてないものにも文書管理の機能がついていたりします。なぜなら、文書を扱うシステムは全て少なからず文書管理しているからです。

文書管理と謳われている多くのシステムに搭載されている機能は「ファイル保管」ですが、その他の主要な機能をご紹介します。

  • 版管理
  • 閲覧
  • 検索
  • アクセス管理
  • ユーザ、グループ管理 

などが基本的に含まれていますので選択する際の基準としてそれらがどのように実装されているのかを必ず確認しましょう。先述した「文書管理するための様々な目的」で記載した「交換」、「共有」の目的については、文書管理と謳っているシステムでは機能が無かったり低かったりするものもありますから、システムを調査する際に検索エンジンで「交換」や「共有」というキーワードを付加して検索することをおすすめします。

まとめ

文書管理の目的によって適切なシステムを選択することがとにかく大事です。そしてシステムを決めたらシステムの特徴を生かして、構築時にいかに使いやすくするかを検討します。文書管理の目的を生かしたシステムが日常使われるものなるようになれば成功といえるでしょう。

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