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文書の管理体系とは?技術文書を有効活用する方法

技術文書と一言でいってもさまざまな書類があります。仕事を伝達するための指示書、製品の形を表すための図面・部品表、記録として残すための議事録、品質確認の結果を記録するための文書など多岐に渡ります。これらの文書を有効活用するための管理体系についてご紹介します。

技術文書は業種によって管理体系が変わる

技術文書(Technical Documentation)とは、製品が要求事項を満たしていることを示す情報を記載した文書で、製品の適合性を立証する為のものです。必須要求事項をどのように適合させ対策を実施したのかを記述し、製品がわかるような仕様書・図面などの技術資料で構成されています。
技術文書は業界によりますが、最低でも製品の製造終了日から10年間保管する義務があると言われ、建築物に至っては建設三法で数十年の保管が法律で義務付けられているケースもあります。
社内文書規定を設けている企業では、各書類の保存期限を明記していると思いますが、技術文書は無期限(永久保存)とする企業も多いことから、日々増え続けていく技術文書を保管し、必要があればいつでも閲覧できるように管理しておく必要があります。
弊社では30年以上に亘り、様々な業種のお客様へ図面文書管理システムを提供している経験から、各企業がどのような体系で技術文書を保管・管理しているか以下にご紹介します。

文書の管理体系①:製品情報管理

製造業で発生する技術資料は、大きく2つの工程での資料に分かれます。
1つは企画・設計で作成する「設計ドキュメント」、もう1つは設計ドキュメントに従い、実際に製品を製造するために使用する「製造ドキュメント」です。
「設計ドキュメント」は、図面(部品図、組立図)と設計BOM(部品表)と、技術情報を補助する役割の各種仕様書が含まれ、試作情報、解析データ、試験データなど情報が多岐に分かれます。
試作を終えると量産に向けて情報を最適化(原価削減のための共通部品化、組立行程を考慮した部品の再検討など)して完成となります。
ただ、製品改造や製造部門・お客さまニーズによる仕様変更があるため、製品が終息するまで設計ドキュメントの改訂は日々続きます。
「製造ドキュメント」は、その名のとおり製造に向けて変更、追加されるドキュメントです。製造現場向けの作業指示書(組立工程ごとの手順書)や、製造手順に合わせて変更した製造BOM(部品表)などがあります。
また、製品完成後に品質管理部門が作成する品質検査の記録もあります。これは日々製品ごとに作成されISO9001で保管が義務づけられてもいます。

文書の管理体系②:設備情報管理

大型施設を保有する製造業や電力・ガス業界、建設業、流通・サービス業(鉄道など)、建設物・道路・上下水道・土地などを保有する官公庁などでは、何十年も運営するための維持管理業務で多数の技術ドキュメントを保有しています。
この維持管理で重要なのは図面であり、埋設物や建物内設備(電気・配管・空調など)は図面があることで建設当時の情報を捉えることができ、工事計画にはなくてはならないドキュメントなのです。
また、常に最新版だけ管理しておけば良い訳ではなく、過去の変更履歴を保有することも重要です。例えば、何十年も利用している設備の場合、使われていない配管がなぜここにあるのか、いつ設置してどこに繋がっているのか、取り外して大丈夫なのかなどを確認するには過去の履歴を追っかけていく必要があります。過去の変更履歴を保存しておらず、無駄な費用を支払って調査した事がある方も多いのではないでしょうか。
設備管理で必要なドキュメントは、住所・地域・お客さま名などで仕分けされた「施設」をキーとし、その配下に新設時からの改修工事履歴単位で管理するのが一般的です。
改修工事では新設時の図面から変更となる部分しか図面を修正しません。よって、工事ごとに発生するドキュメントは変更部分だけのものになるため、全体的な最新状況は最新工事ドキュメントから遡って確認する必要があります。
この工事記録を追って確認できるように、施設ごとの工事情報を「工事番号」「JOB番号」をキーとして版管理する必要があります。
尚、工事ドキュメントは枚数も多く、大きい工事になるとキングファイル数冊にも及びます。この大量のドキュメントを効率よく管理するため、近年では電子納品し、成果物を体系化して保管する運用が広がってきています。

文書の管理体系③:販売情報管理

お客さまとの取引情報や仕入情報などの販売情報を管理していない企業はないのではないでしょうか。基本的には、見積・仕入原価・販売の帳票を販売情報のドキュメントとして管理したり、基幹システムで売上管理したりしている事が多いと思います。
この基幹システムは業種によって特性があります。商社であれば販売管理、建設業であれば工事原価管理や施設管理、製造業であれば生産管理をメインと位置付け、販売・原価・利益を管理しています。
システムの内容が異なるということは、業種によって販売情報を管理するドキュメントも多種多様になります。
近年の傾向として、見積に関する情報、契約関係資料(注文書・注文請書)、納品・検収に関する資料はお客さまと交わす書類のため、しっかり保管する流れがあるようです。

まとめ

ドキュメントは昔から紙を使ったやり取りで行ってきた経緯があります。
その背景からITを使って業務を行う時代でも、紙を使えば今まで通り仕事を回すことは可能です。ただ、どうしても紙を使わないとできない業務は別として、一般的にはPCを使って日々業務をしています。
それもシステムの画面のみで業務を行なっている方は少なく、何らかのドキュ メントを作成、またはシステムから発行したドキュメントでお客さまとのやり取りを行なっている方が大半ではないでしょうか?
この大量に発生するドキュメントを漏れなくきっちりと保管・管理し運用するには人の工夫、ルール化だけでは難しくなっています。
そのため、弊社は少しでも業務のお手伝いができる様に、お客さまへ図面・文書管理システムを提案しております。ドキュメントに関わる些細な不満でも構いませんので、何かお困りのことがありましたら是非ご相談頂けましたら幸いです。


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