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ペーパーレス化への取り組み　FAXはどうする？

取引先や関係会社との連絡手段として、電話・FAXは有効なツールとして利用されてきました。IT技術が発達するにしたがい、携帯電話やメールをはじめチャットツール、オンラインストレージなど様々なビジネスツールが利用されています。現在では在宅勤務やテレワークの導入への対応やDX推進に向けペーパーレス化を取り組む企業も増えてきています。今回はペーパーレス化に向けて、ネックとなってくるFAXについて注意点と解決方法をご紹介します。

なかなか進まないFAXのペーパーレス化

FAXは今でも多くの企業に導入され業務の中で利用されています。FAXを利用する業務としては発注業務や注文書の受領、製造業であれば図面や依頼書、仕様書など技術文書をやり取りしている企業も少なくありません。これらの業務でやり取りされているFAXをペーパーレス化していくうえでネックとなる理由を見ていきましょう。

取引先や関連会社との関係性

業界的に、電話やFAXでのやり取りが慣例となっている場合はペーパーレス化へ対応することが難しくなります。「FAXはやめてメールにします」といったところで受け入れてもらえず逆に関係性が悪くなってしまい、取引中止となっては本末転倒です。

社内のＩＴリテラシーの格差

社内に関しても同じことが言えます。FAXのペーパーレス化となれば少なからず業務体制や運用ルールの変更が発生します。パソコンに得意な人もいれば、ずっと紙ありきで業務されてきたベテラン社員もおり、急な改革は難色を示される可能性も高くペーパーレス化が進みません。また、慣れない業務のボリュームが増えるとかえって紙の時代よりも業務効率が落ちてしまった、という状況になりかねません。

FAXをペーパーレス化するときのポイント

しかし、IT企業の中にはFAXだけではなく電話機の設置も廃止している企業もあります。一見、業務効率が落ちそうにみえますが、実際はFAXや電話機にかわるサービスを利用することで廃止前よりも業務効率化が進んでいる状況です。ベンチャー企業のように創業当時からルール作りができていれば良いのですが、歴史の長い会社はそういうわけにもいきません。では、どのような手順・方法でFAXのペーパーレス化を進めていけばいいのでしょうか。

多くの企業が実施されている例としては、一気に改革を実施しようとはせずに段階的にペーパーレス化を進めていくことです。社内で実施できる箇所から段階的に取り組めば、社内外への影響を抑えつつペーパーレス化を進める事ができます。それでは、実際に多く採用されている２つの機能をご紹介します。

ペーパーレスFAXの活用

ペーパーレスFAXとは受信したFAX文書をPDFデータとして保存できるFAXのことです。受信したFAXは共有フォルダに保存され、別のFAXや指定メールアドレスへの転送ができます。利用中の複合機の設定を変更するだけで活用できる方法がありますので業務に合わせた導入が可能です。取引先や顧客は何の負担もなく今まで通りに連絡や注文が行えるのです。また、FAX受信時に複合機から自動的に仕分けを行いメールで通知してくれる機能もあり、わざわざ複合機までFAXを取りに行かなくても自席でパソコンから閲覧・確認ができるといったメリットもあります。

OCRによる読取

OCRとはスキャンされたデータからテキスト部分を認識し文字データを抽出する機能です。例えば、注文書をFAXで受注した場合、送り側が紙でFAXを送信していた場合は、受け側がペーパーレスFAXを導入していても画像データとして受信してしまいます。これはスキャンされたデータと同じ状態です。通常は、社内の受注管理システムなどにFAX文書を見ながら入力作業を行う必要があります。ここで、OCR機能を利用することによりFAX文書の内容がテキストデータとして抽出できますので、テキストデータを受注管理システムなどにコピーするだけでよく、入力時間の削減に効果的です。OCRと聞くと何だか難しそうなイメージもありますが、導入時に設定しておけばFAX受信時に自動的に処理を実行させることも可能です。よって、利用者側にはそこまで負担はかかりません。
OCRについては単独のソフトウェアとしても販売されていますが、文書管理システムのオプションや複合機のオプションとしても搭載されています。

ペーパーレス化したFAX文書を有効活用

FAX文書のペーパーレス化は単純に紙をなくすだけではなく有効活用できなければ成功とは言えません。せっかくデータ化できたのですから関連文書と紐づけて管理することにより、業務の効率化を計画してはいかがでしょうか。
一般的には、ペーパーレス化されたFAX文書の管理として、ファイル名を付けフォルダに整理し社内の共有サーバーで管理しているのではないでしょうか。しかし、FAX文書と紐づけて受領書や見積書など他の文書も一緒に管理していくとなると、勝手にコピーされたり、持ち出しされたり、フォルダ体系がバラバラになったりと文書の管理が大変です。その場合はシステム側で制御ができる文書管理システムが有効です。
文書管理システムには文書を適切に管理するために様々な機能を実装しています。

検索機能

文書管理システムには、名前検索以外にも、属性検索、全文検索など豊富な機能があります。ペーパーレスFAXと連携しOCR処理を行えばファイルの中の文字まで検索することもできます。さらに属性検索を活用すれば今まで管理台帳に記載していた分類や情報を検索項目として利用することもできます。紙文書で資料を探し出していた時よりも検索にかかる時間を大幅に短縮できるのです。

漏えい・紛失対策

文書の漏えい・紛失対策についても文書管理システムは効果を発揮します。システムを利用するユーザーやグループに、登録、閲覧、編集、印刷といったアクセス権を与えることができます。さらにはフォルダやファイル単位でもアクセス権の設定が可能です。不用意なファイルのダウンロードや持ち出し、誤操作による削除を防ぎ、社内文書のセキュリティ対策にも貢献します。

まとめ

今回はペーパーレス化への取り組みの中で、FAXについてのポイントをお伝えしてきました。
「ペーパーレス化を検討しているが上手く進まない」「文書管理に限界を感じている」という声は絶えません。ペーパーレス化の取組みと良い組み合わせとして、文書管理システムがあります。アイサイトでは図面・文書管理システムとして「D-QUCK7」をリリースしております。文書管理に必要な機能を実装しており、皆さんの業務効率化のお手伝いをさせて頂いております。ご興味がありましたら是非お気軽にお問い合わせください。

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