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ペーパーレス化に効果的なツールとは？

ペーパーレス化というキーワードは昔から検討されていますが、昨今社会情勢や働く環境の変化に伴い改めて注目を集めています。ペーパーレス化を進めていくにあたり、「どういったツールを導入すればいいか」や「ペーパーレス化が進まない」といったお問合せを多くいただいております。今回はペーパーレス化を進めていくために、効果的なツールについてご紹介します。

ペーパーレス化に効果的なツールは目的や業務ごとに違う

ビジネスシーンにおけるペーパーレス化とは、従来の紙資料を使った業務から電子データを活用した業務へ移行し、業務効率化やコスト削減を実施していくことまでを指します。紙資料を電子データに置き換えただけではペーパーレス化とは言えません。ペーパーレス化を進めるにあたり、世の中には様々なツールやソリューションがありますが、実際には目的や業務ごとに効果的なツールは違ってきます。今回は社内のペーパーレス化に向け効果的なツールをご紹介します。

〇ペーパーレス化に効果的なツール
・電子化　・・・・・・・AI-OCR
・社内申請・・・・・・・ワークフローシステム
・記録／報告・・・・・・電子帳票システム

ペーパーレス化に効果的なツール１　AI-OCRを使った電子化

現在の業務で既に電子データで管理されているものには必要ありませんが、過去の紙資料や業務の都合で現在でも紙運用されているものは電子化を行う必要があります。一般的な方法としてはお使いの複合機のスキャナー機能を使って紙をスキャンし電子化していきます。電子化対象の枚数が少なければ自社で行っても問題ありませんが、大量の紙資料を電子化するには社内の工数を圧迫する恐れがあります。

また、大判図面は社内でのスキャン作業が難しい場合もあります。その場合は電子化サービスを利用するのも有効です。自社でスキャンしてリネームを行うと多くの作業量が必要となりますが、電子化サービスを利用すればスキャン＋リネーム＋テキスト抽出＋フォルダ整理など要件に応じて委託できます。さらにサービス事業者は専用のスキャナーを保有しておりますので大きな図面や古い図面もきれいに電子化してくれます。

電子化の際に自社で行うもう1つの方法としてAI-OCRを導入する方法もあります。OCRとはスキャンされたデータからテキスト部分を認識し文字データを抽出する機能です。OCR機能を利用することにより、紙の内容がテキストデータとして抽出されますので、テキストデータをシステムにコピーするだけでよくなります。手入力作業と比較すると、入力時間の削減にたいへん効果的です。さらにRPAを組合せることで、OCR処理されたデータを別のシステムに登録し、必要情報を入力するといった作業も自動化できます。OCRやRPAと聞くと何だか難しそうなイメージもありますが、導入時に設定しておけばスキャン実行時に自動的に処理を実行させることも可能ですので、利用者側にはあまり負担はかかりません。

ペーパーレス化に効果的なツール２　ワークフローシステム

ワークフローとは業務の流れ、または業務の流れを図式化したものであり、ワークフローシステムとは業務の流れをシステム上で管理できる仕組みです。経費精算や備品購入、資材発注や稟議決裁など、社内の申請業務で利用されています。みなさんの会社でも導入されているかもしれませんが、未だに一部の業務においては紙による処理を行っている場合も多くみられます。在宅勤務やテレワークなど働き方が変化していく中でワークフローをシステム化するのは、ペーパーレス化の実現に向けて非常に効果的です。

まず、ワークフローシステムを利用すれば、紙処理によるタイムロスを無くすことができます。例えば支店勤務で本社決裁が必要な場合は郵送によるタイムロスが発生します。同じ支店内で申請業務を行う場合でも、決裁者である上司が出張で不在だと、承認業務が思うように進みません。ワークフローシステムを利用することにより申請データがシステム上で流れていきますので、リアルタイムで決裁者に通知しインターネット環境があれば即座に確認・決裁を行うことができます。電子データをそのまま申請していきますので紙に出力する必要がなく、在宅勤務やテレワークにも効果を発揮します。また、申請後の決裁進捗もシステムで確認できますので、自身のスケジュールも立てやすくなります。

ペーパーレス化に効果的なツール３　電子帳票システム

日々の業務において、事務所内での資料作成や入力作業などは電子的にシステム入力・作成されると思いますが、工場内や外出先ではどうでしょう。製品出荷前の品質検査のチェックシートや、取引先での保守点検記録、作業報告書などは紙帳票に手書きで記入している会社が意外に多いのではないでしょうか。ペーパーレス化のために、手書き帳票をスキャンしてデータ化したり、会社に帰った後に改めてデータで報告書を作成し直したりと、かえって業務量が増えているケースは少なくありません。

電子帳票システムは、今までみなさんが紙に記入していた帳票を電子化し管理できるシステムです。ほとんどのシステムがタブレット端末に対応しているため、工場や現場でタブレット端末から入力するだけで、検査記録帳票や作業報告書がその場で完成します。データ入力することにより記入漏れや記入ミスを軽減でき、現場で記入した帳票を事務所に帰って転記し直す作業がなくなります。また、クラウド版を利用すれば現地で必要な図面や資料をクラウド上からタブレット端末にダウンロードし、資料を確認しながら作業できますので現場に持ち込む荷物を減らすことができます。

まとめ

今回ご紹介いたしました、AI-OCR、ワークフローシステム、電子帳票システムは、それぞれ単独製品でもペーパーレス化に貢献できるツールですが、文書管理システムと連携させることによりさらに大きな効果を期待できます。
文書管理システムは、検索機能や属性管理機能、履歴管理を搭載しており社内のドキュメントを管理するのに最適なシステムです。それぞれのシステムが持つ情報を文書管理システムで一元管理することで利用者の業務効率化に大きく貢献します。

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