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文書管理をアウトソーシングするメリット・デメリット

「オフィスに書類が大量にあり、手狭になってしまっている」
「目的の書類や図面を探すのに、時間がかかってしまう」
「活用しないが廃棄できない書類が多い」

もしそんなお悩みがあるなら、文書管理のアウトソーシングや文書管理システムの導入をお勧めします。業務の効率化や生産性の向上につながるだけでなく、他にも様々なメリットがあります。この記事では、文書管理のアウトソーシングとは何なのか？また、文書管理システムと比較してアウトソーシングすることによるメリット・デメリットについても説明します。文書管理のアウトソーシングについてイメージが湧かないという方も、この機会に是非知っていただけたらと思います。

文書管理のアウトソーシングとは？

文書管理のアウトソーシングは、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の一部分という位置づけとなります。人材派遣会社から派遣された人に業務を手伝ってもらったり、外部企業に業務の一部を運用してもらったりするのと同じように、文書管理という業務をアウトソーシングすることで、会社はより中核的な活動に時間を使えるようになります。

BPOサービスを利用すると、文書管理業務を外部の専門企業に任せられます。また業務プロセスの分析・設計・提案から、IT技術や機材の導入、人材や設備の準備までトータルで委託することが可能です。
では、BPOサービスの具体的なメリット・デメリットについて見ていきましょう。

文書管理をアウトソーシングするメリット

文書管理をアウトソーシングすると、実現できる内容とメリットは主に以下の通りです。

【文書管理をアウトソーシングする事で実現できること】
・書類のペーパーレス化
・ワークフローの効率化
・書類の抜け、漏れ、ダブりの防止
・契約書や機密文書などをセキュリティの高い状態で管理
・書類保管スペースの縮小化

【文書管理をアウトソーシングする事のメリット】
・文書を探したり管理したりする時間が短縮される
・紙媒体の保管コストの削減ができる
・パソコンさえあれば、どこでも文書を確認できる

このように業務の効率化と生産性の向上が期待でき、社員はより中核的な仕事に集中して時間を割けるようになります。

文書管理をアウトソーシングするデメリット

一方、文書管理をアウトソーシングすることによるデメリットは、大きく2つあります。一つはコスト面、もう一つはセキュリティ面です。BPOサービスはその適用範囲が広いため、どこまでを外部に任せて、どこまでは自社でやるのかの線引きを明確に決めておかなければ、費用はどこまでも積みあがるばかりです。新しい文書が日常的に発生する以上、毎月・毎年の継続的なコストはどうしてもかかってしまうので、委託する範囲はコスト面と相談しながら決める必要があります。

また、セキュリティ面の懸念もあります。社内の財産である図面などの機密文書は、外部にその管理を任せると漏洩してしまうリスクが高まります。場合によっては訴訟や会社の信用を下げることにもつながるため、アクセス権限の設定や運用管理する上での事前設計は入念に行う必要があります。

文書管理システムの導入という選択肢

では、コストを抑えつつセキュリティ面にも配慮した文書管理をする方法はないのでしょうか？そのひとつの答えが、文書管理システムの導入なのです。文書管理を外部に委託するのではなく、文書管理システムを自社へ導入すれば、コスト面でもセキュリティ面でも比較的安心して運用できます。システムの運用ルールを決めたり、システムを使えるようになるために社員を教育したりは必要となりますが、毎月のランニングコストは大幅に下がります。そして自社にサーバーを立てることでセキュリティ面でも情報漏洩のリスクは最小限に抑えられます。

文書管理システムD-QUICKは、一般企業様や官公庁様などに30年以上ご利用いただいている実績があります。アクセス権限も柔軟に設定でき、非常にセキュリティの高い状態で図面や文書を管理することが可能になっています。文書管理にお困りでしたら、ご検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

文書管理のアウトソーシングは便利な反面、膨大なコストがかかってしまい、セキュリティ面の心配もあります。文書管理システムを導入することで、コストパフォーマンスの高い状態で、セキュリティに配慮した文書管理の運用が可能です。

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