ファイルサーバーへの移行はどうすればいいの？移行方法や検索方法をご紹介

業務効率化や働き方の変化に伴って、ファイルサーバーを移行する企業が増えています。そこでファイルサーバーとは何か、ファイルサーバー移行後に向上するポイントや利点をご紹介していきます。

1 ファイルサーバーとは？
2 ファイルサーバー移行方法
3 ファイルサーバー移行の利点
4 ファイルサーバー検索方法
5 まとめ

ファイルサーバーとは？

ファイルサーバーとは、ネットワーク上でのファイル管理や、他の人とファイルを共有できることに特化したサーバーです。サービスや機能を提供するコンピューターのことを「サーバー」といいます。

業務などで複数の人が編集するファイルを管理する場合、個人個人がバラバラに自分のパソコンに保管してしまうと、ファイルをもらったり他の人に渡したりしたときのファイルを更新した時の管理が大変になります。そして古いファイルの内容で、ファイルを更新してしまうミスが発生する可能性があります。

ネットワーク上にファイルサーバーを置いて、複数の人が使うファイルを集中的に管理することで、いつでも誰でも最新のファイルにアクセスすることができます。また、いろいろなパソコンにファイルが分散しているよりも、業務ごとに必要なアクセス権を設定することで業務に不要な人のアクセスを遮断することができます。ファイルのバージョンやバックアップなどの管理をするうえで必要な作業も行いやすくなります。

ファイルサーバーは用途によっていろいろな種類があります。簡単にご紹介していきます。

クラウド型ファイルサーバー

クラウド上にファイルを保存できたり、そのファイルを管理したり、他の人と共有できたりするファイルサーバーです。このファイルサーバーはクラウド上にあるため、ファイルサーバーに必要な機材をそろえる必要がありません。また、クラウド業者が運用やメンテナンスを行う為、自社での管理が必要ありません。
しかし外部委託になるため、月額・年額で利用料が発生し、ファイル容量が大きいものを扱う際は、料金が上がる場合があります。容量が大きいファイルをたくさん格納予定の場合は、事前に料金表を確認することをお勧めします。

社内共有用サーバー

社内で使うファイルを保存・管理し、社員同士で共有するにはオンプレミスが適しています。
オンプレミスとは、コンピューターやシステムなどを自社に置き、運用することです。また、使用する人の範囲が自社内のため、すでに社内にあるサーバーを使って簡単に導入できます。自社のサーバーを使用するため、ファイル管理に特化していないことが多いと思われます。ファイル管理に特化していないサーバーはセキュリティが低いため、情報漏洩やウイルス感染のリスクが発生します。

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ファイルサーバー移行方法

ファイルサーバーを移行する方法は２つあります。その2種類の移行方法、利点などをご紹介します。

自社で移行を行う方法

ファイルサーバーの移行を自社で行う場合、ファイルサーバー移行に関する知識を持った人が必要となります。また、システム管理のスキルを持った人や、作業に割り当てられる人が少ない場合は、移行作業に膨大な時間がかかります。しかし、システムに関してある程度の知識があれば難易度は低くなり、移行サービスを利用するよりもコスト削減が可能です。

移行サービスを利用する

時間をかけずに正確にファイルサーバーに移行したい場合は、ファイルサーバー移行の専門業者に依頼するのがお勧めです。しかし、自社で移行するよりも費用が掛かってしまいます。専門業者に頼む前に、自社で行った場合の費用、時間とファイルサーバー移行業者に頼んだ場合の費用、時間を比較し検討することが大切です。

ファイルサーバー移行の利点

ファイルサーバーをクラウドに移行した場合の利点を紹介していきます。

テレワーク、リモートワークなど社外との相性がいい

クラウド型のファイルサーバーは、インターネットを使って簡単にファイルにアクセスできるため、オフィス外からのテレワークでも使用できます。スマートフォンからもアクセスできるため、離れたところからも簡単にファイルを共有することが可能です。

ファイルーバーの保守運用を業者に任すことができる

ファイルサーバーをクラウドに移行すれば、ファイルサーバーの構築、保守、運用などの関連する作業をサービス業者が行ってくれます。また、サービス業者に任せたことで、社内の人を他の業務に振り分けることができます。

容量が大きくなっても柔軟に対応できる

日々新たにデータを作成したり、データを受信したりしていくとデータが積み重なります。自社のファイルサーバーの場合、データの容量が増え、圧迫し、容量が不足していき、機材自体を取り替える必要がでてくるかもしれません。取り替えている間、ファイルサーバーが使えないので、業務が滞るでしょう。ですが、クラウドのファイルサーバーであれば、利用している容量が不足してきても、容量の追加が簡単に可能です。しかも、容量の追加の対応もサービス業者が行ってくれるため、安心して簡単に容量を増やせます。

ファイルサーバー検索方法

Windowsであれば、エクスプローラーにファイル検索機能が用意されています。この機能は、ファイルサーバーでも利用できるため、今すぐファイルサーバー内の検索に活用できます。ファイル検索は、エクスプローラー右上の虫眼鏡マークで実施します。また設定を変更することで、ファイル内の文字も検索可能です。

まとめ

「ファイルサーバーへの移行はどうすればいいの？移行方法や検索方法をご紹介」と題して、解説してまいりました。ファイルサーバーに関する基本的内容や、移行方法に関することをご紹介しました。ファイルサーバー移行を行うことで、作業の効率化、ファイル共有の利便性の恩恵が受けられます。ファイルサーバー移行を行ってみたいと思った方は移行を試してみてはいかがでしょうか？

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