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ファイルサーバと同じ操作性を持つ検索ツールで効率化！基幹システム刷新のポイントを解説

社内の情報量が増えるなか、「必要な資料がすぐに見つからない」「フォルダが複雑で探せない」など、ファイルサーバ運用の限界を感じていませんか？そんな課題を解決する鍵が、ファイルサーバと同じ操作性を持つ検索ツールの導入です。本記事では、現場に浸透しやすい検索ツールの選び方と、基幹システム刷新のポイントを解説いたします。

なぜ「ファイルサーバと同じ操作性を持つ検索ツール」が求められるのか？

多くの企業では、長年ファイルサーバが社内情報の管理基盤となっています。社員はエクスプローラーに慣れ親しみ、フォルダをたどってファイルを探したり、名前で検索したりする操作が習慣になっています。

しかし、近年では情報量の増加により、「目当てのファイルが見つからない」「似たような名前のファイルが多く、検索が非効率」「アクセス権限の管理が煩雑」といった問題が顕在化しています。

たとえば、みなさんも下記のような状況になった経験はありませんか？

・「フォルダやファイルが多すぎて目が回る」
・「エクスプローラーで検索しても似た名前のファイルばかり出てくる」
・「もっと柔軟に検索条件を設定できたらいいのに」

といった現場の声も少なくありません。そのため、高機能な検索ツールの導入が検討されますが、新しいツールには「操作が難しそう」「社員が使いこなせるか不安」といった抵抗感もつきものです。

こうした課題を解消する鍵となるのが、「ファイルサーバと同じ操作性を持つ検索ツール」の存在です。エクスプローラーのようなインターフェースや操作感を備え、社員がこれまで通りの感覚でファイルを探せるよう設計されたツールであれば、抵抗感なく導入が進みます。

従来の操作感そのままで、より多機能な検索を可能にすることで、導入時の教育コストも抑えられ、現場での浸透がスムーズになります。つまり、業務フローを大きく変えることなく、社内情報の検索と管理を一気に効率化できるのです。

「誰でもすぐ使える」直感的な操作性

「ファイルサーバと同じ操作性を持つ検索ツール」は、社員が慣れている操作方法をそのまま再現しています。‘フォルダをたどる‘、’ファイル名で探す’といった従来の感覚を維持しつつ、UIもエクスプローラーに近いため、操作を新たに覚える必要がほとんどありません。

その結果、導入時の不安や混乱を最小限に抑え、スムーズな全社展開が可能になります。直感的に使えるツールは、業務効率化への第一歩です。

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キーワードも属性も探せる！高機能な検索性

検索ツールの大きな魅力は、検索対象や条件の柔軟さにあります。たとえば、以下のような検索が可能です。

・ファイル名やタイトルだけでなく、本文中のキーワードでの「全文検索」
・作成者・更新日・タグなどの属性情報による検索
・AND・OR・NOTを活用した複数条件の組み合わせ検索
・「特定の担当者が作成し、1か月以内に更新された企画書」といった条件付き検索

さらに、検索結果のプレビュー表示や、よく使う検索条件の保存機能なども備え、業務での繰り返し利用を前提にした設計になっています。このような機能により、膨大なファイルの中から必要な情報を短時間で的確に見つけ出せるようになり、作業効率が大きく向上します。

社内情報を守る、強固なセキュリティ＆権限管理

検索ツールは利便性だけでなく、セキュリティ面でも高い水準が求められます。たとえば、Active Directoryなどの既存認証基盤と連携し、ユーザーごとにアクセス可能な情報を自動的に制御することが可能です。

権限のないユーザーには検索結果すら表示されないため、情報漏洩リスクを最小限に抑えることができます。また、フォルダ単位・ファイル単位での柔軟なアクセス権設定が可能なため、次のような運用にも対応できます。

・経営層だけに公開する機密文書
・部門ごとに限定した資料
・社員全体に共有する一般文書

履歴管理や操作ログの記録機能を併用すれば、万一のトラブルにも追跡対応が可能となり、安心して社内情報を活用できる環境を構築できます

まとめ：情報の見える化は、業務改革の第一歩

膨大な社内情報を効率よく活用するには、検索ツールが欠かせません。基幹システムの刷新や業務効率化を検討する際には、以下のポイントを重視することが成功の鍵です。

・直感的な操作性で、導入時の混乱や負担を軽減
・高速・高精度な検索機能で、必要な情報にすぐアクセス
・セキュリティと権限管理の徹底で、情報漏洩を防止

弊社の図面・文書管理システム「D-QUICKシリーズ」であれば、これらの課題をすべて解決できます。
「D-QUICKシリーズ」は、エクスプローラーと同様の操作性を備えながら、全文検索・属性検索・権限管理・履歴管理などを標準搭載した、情報活用に最適なソリューションです。

詳しくは当サイトで、「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。基幹システム刷新や業務効率化を検討されている方は、ぜひD-QUICKシリーズの導入をご検討ください。

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