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図面共有の課題と求められる機能とは？解決策をご紹介

建設業や製造業で設計など様々な現場で不可欠な図面。しかし、その共有方法が煩雑で時間や手間がかかっていませんか？
・最新の図面が分からない
・修正履歴がわからない
これらの課題がひとつでもあるなら、図面共有の方法を見直すときかもしれません。図面共有について解説いたします。

図面共有の現状と課題

なぜ、図面共有が重要なのでしょうか。製造業・建設業において、図面は重要な情報です。設計の仕様など様々な情報が入っています。つまり、製品を作るための情報は図面に記載されているため、関係者に正確に最新の情報を共有する必要があるからなんです。
しかし、従来の図面共有方法には以下のような課題があります。

・紙媒体での共有：印刷や配布の手間、紛失・破損のリスク、最新版管理の難しさ、遠隔地との連携の難しさ
・電子ファイルでの共有：メールに添付して共有する場合の誤送信によるセキュリティリスク、ファイルサイズ
の制限、USBメモリ等の紛失リスク

紙媒体、電子ファイルでの共有に共通する課題として、バージョン管理の問題、セキュリティリスク、必要な人が必要な時にアクセス出来ない、修正履歴が管理できないなどがあります。

最新の図面が関係者に共有されないことで作業の遅延や手戻りが発生し、古い図面に基づいて作業が進められることによって品質の低下につながります。

図面共有を効率化する方法

図面共有の課題を解決するために利用できる方法をご紹介します。

１． クラウドサービス
Box、Google Driveなどのクラウドサービスを使用することでクラウド上に図面を一元管理し、共有することがきでます。
ただし、図面を管理するための機能は少ない場合があります。
２． 社内ファイルサーバ
既存の資産を活用することで、社内に情報が保管されます。
ただし、社外からのアクセス制限、バージョン管理などの機能が不足しています。
３． 図面・文書管理システム
図面のバージョン管理、アクセス権設定、図面閲覧などの図面管理に必要な機能を多く備えています。

上記の方法から自社に最適な物を選択するためには、以下の項目に関して考慮することが重要です。

・共有する図面の種類と量：CADデータなのか、PDFファイルなのか、どのくらいの数が保管されて、どのくらいの頻度で改訂されるのか。
・セキュリティ要件：アクセスログや監査機能の必要性
・予算感：文書管理システムは、初期導入費用が大きいですが、クラウドなどは月額・年額などのランニングコストが掛かるため、どちらが自社に合うのか。
・拡張性：将来的に図面枚数やユーザ数増加に対する対応
・既存システムとの連携：CADソフトなどとの連携の必要性

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図面共有に求められる機能

実際にシステムを導入することで、図面共有に関する課題を解決できます。具体的にどのような機能で解決するかご紹介します。

１． 最新図面の一元管理とリアルタイム共有
・クラウドサービスや図面・文書管理システムを利用することで、全ての図面を一か所で管理し、常に最新の状態を維持できます。
・図面が更新されると関係者に自動通知され、リアルタイムで更新した内容を共有することが可能になります。これによって最新図面を検索でき、間違った版の図面を利用してしまうリスクが解消されます。
２． バージョン管理と履歴管理
・図面・文書管理システムでは、図面のバージョン管理と履歴管理機能を備えています。この管理機能により過去の版を遡って確認でき、変更履歴を把握することができます。
・誰が、いつ、どのような改訂を加えたのかが明確になるため、問題発生時の原因追究が可能になります。
３． アクセス権限の設定によるセキュリティの強化
・クラウドサービスや図面・文書管理システムを利用することで、図面ごとにアクセス権を細かく設定できます。機密性の高い図面のアクセスを制限したり、特定の担当者のみ編集を許可したり、閲覧を許可されていない担当者には存在を表示したりしないようにするなど、情報漏洩のリスクを軽減することが可能です。
４． プレビュー機能
・CADソフトや専用のビューアソフトの購入やインストールの手間が不要になります。
・閲覧時には、拡大、縮小、回転などの基本的な操作が可能です。
５． 検索機能
・フォルダ検索、全文検索、キーワード検索、類似図面検索など多種多様な検索が可能です。

まとめ

様々な図面共有の方法と機能をご紹介しましたが、一番に考えるべきは自社にとって何が最適かを考えることです。まずは、現状の課題とニーズを洗い出してください。

・現在、何に困っていますか？　例えば、最新版が分からない、セキュリティに不安があるなど
・どんな機能があれば、課題を解決できるか？　例えば、バージョン管理、検索機能
・どれくらいの枚数の図面を何人で共有するのか？
・セキュリティレベルはどこまで必要か？　例えば、ログ情報管理
・保管している図面のアクセス権をどこまで設定するか？

課題とニーズの洗い出しが終わりましたら、予算の確認をしてみましょう。なぜなら、図面共有できるシステムには一定の費用がかかるからです。

さて、ここまで、図面共有における課題を解決するためのシステムや機能をご紹介してきましたが、最後に図面・文書管理システムのメリットをまとめます。

１． 効率化の向上
・最新の図面が常に一元管理されるため、瞬時に必要な最新図面を見つけ出しアクセスできます。図面の検索時間が短縮され、本来の業務に費やす時間が増加します。
・誤ったバージョンの図面を使って作業を進めてしまうリスクが大幅に減少します。常に最新の図面が共有されることで、設計変更の見落としを防止し、手戻りや工期の遅延などのミスが無くなります。
２． セキュリティの強化
・アクセス制御を行うことで、ユーザごとの閲覧、印刷、改訂等の細かな制御が可能です。
・操作ログの管理を行い、誰がいつ何をしたのかの履歴管理ができます。
・紙図面の紛失、盗難リスクの軽減が図れます。

セキュリティを強化しながら、業務の効率化が実現できるのが、図面・文書管理システムの強みと言えるでしょう。図面・文書管理システム「D-QUICKシリーズ」は、このような図面共有のメリットを実現できます。数多くの製造業様に導入いただいている実績があります。

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