システム・ツールブログ

文書管理システムとワークフローシステムを連携する利点と注意点

テレワークなどの働き方の変化により、皆さんの業務のやり方にも少しずつですが変化がでてきています。顕著なものとしては、ペーパーレス化からの電子文書の一元管理や、紙を利用した「ハンコ文化」からの脱却があげられます。電子文書の一元管理には文書管理システムが、脱ハンコにはワークフローシステムが有効となりますが、それぞれのシステムは独立して稼働しているケースが多いです。今回は、文書管理システムとワークフローシステムを連携する利点と注意点について解説していきます。

文書管理システムとワークフローシステム それぞれの役割とは

文書管理システムとワークフローシステムについて、まずはそれぞれのシステムの役割を見ていきましょう。

文書管理システムは社内の文書をまとめて管理するシステムです。ただ単に文書を保存するだけではなく、作成→利用→保管・保存→廃棄のライフサイクルを実現するための機能を備えています。文書のライフサイクルを実現するために、属性情報管理、検索機能強化、履歴管理、アクセス権管理など多彩な機能を搭載し電子文書の一元管理に貢献します。

ワークフローシステムは、社内の手続き業務を電子化するシステムです。例えば、経費精算や休暇申請、出張申請などの各種申請や稟議申請など今まで紙で申請していたものを電子化することにより、紙のコスト削減、申請業務のスピード化、紛失、毀損、漏えい等の防止に役立ちます。また、電子化することで社外での業務も可能となるため、テレワーク時にも活用できると、改めて注目されています。

文書管理システムとワークフローシステム連携の有効性

申請・承認文書の管理や関連文書の管理において文書管理システムとワークフローシステムを連携させることは非常に有効です。ワークフローシステムで申請をしない文書はファイルサーバーや文書管理システム、個人PCに保管されていることがほとんどです。文書の中には、直接申請はしないけれど関連する文書、後の業務や工程では必要になる文書も多く存在します。これらの文書を申請文書と一元管理することにより業務効率化を図ることが有効です。

また、文書管理システムとワークフローシステムを連携させることにより、システムが持つ機能を強化することができます。特徴的な機能を以下でご紹介します。

【ワークフローシステム連携の有効性】

履歴管理

申請文書に対し修正依頼があり再申請を行う場合、従来であればローカルPC上のデータを修正する必要がありますが、その際に元データを上書きしてしまったり最新データがどれか分からなくなったりします。文書管理システムであればシステムの中で元データを保持しつつ修正履歴の管理を行ったうえで正確な最新データでの申請が可能です。

アクセス権・ログ管理

申請・承認情報など、誰がいつ承認したかといった情報はもちろんのこと、承認後のデータに関してもしっかり管理することが可能です。ワークフローシステムでは申請・承認済のファイルに対してアクセス権限を付与できますが、これを文書管理システム側にも引き継ぐことができれば、運用面でかなりの効率化を期待できます。データの改ざん、不正利用、漏えいの防止に効果的です。

検索

承認された文書と合わせて、その関連文書もまとめて検索することができます。他のシステムやファイルサーバーなどを検索することなく、必要な文書をすばやく検索し次の業務にとりかかることができます。

文書管理システムとワークフローシステムの連携時の注意点

文書管理システムとワークフローシステムを連携させることができれば非常に便利ですが、どのシステムでも自由に連携できるわけではありません。まず、どちらのシステムも新規導入する場合を考えてみましょう。製品によってはそもそも連携ができないとか、連携できたとしても制限がかかる場合があります。例えば、システム間のデータの同期が自動ではなく手動の場合は自社でデータを取り込まなければなりません。手動作業が増えればそれだけ人的ミスも発生しやすくなります。
また、それぞれのシステムでユーザー情報・アクセス権を持っていますが、こちらも同期が必要です。社内人事の異動や入社、退職のたびに双方のシステムを更新していては担当者の作業量は増えるばかりとなってしまいます。文書管理システム、ワークフローシステムだけでなく会社の他システムも考慮して検討するべきでしょう。

次に、既にどちらかのシステムが導入されている場合を考えてみましょう。連携ばかりに目がいってしまいがちですが、既存システムからの入替は定着までの作業効率の低下や導入コストが上がるなどのリスクを伴います。
また、慣れ親しんだシステムを変えるとなっては社内からの反発を招きかねません。文書管理システム、ワークフローシステムのどちらにもいえることですが、必要機能はもちろんのこと、分かりやすい画面、簡単な操作性の製品を検討しましょう。

ここまで注意点を述べてきましたが、それぞれのシステムに精通しノウハウと実績を持ったベンダーもいます。まず文書管理システム、ワークフローシステムを新規に検討する場合は、双方のシステムを持っているベンダーに相談してみましょう。既にどちらかのシステムを導入している場合は、既存ベンダーに相談してみるといいかもしれません。スクラッチ開発で一から開発していくことも可能ですがコストも時間も跳ね上がりますのでパッケージ製品としてリリースしているベンダーをおすすめします。

まとめ

文書管理システムとワークフローシステムは上手く連携できれば業務効率化に貢献しますが連携ハードルが高く、製品選定に慎重にならざるを得えません。まずは、文書管理システムとワークフローシステムでの役割を理解し、連携を想定したうえで必要な機能を洗い出して、自社の業務にあったシステムを選定することが重要です。 アイサイトでは文書管理システム「D-QUCK7」とワークフローオプションをご用意しています。製造業の製品開発や生産部門で実施されるデザインレビューは、ワークフローオプションと図面・文書管理システム「D-QUCK7」で、スムーズに申請・承認管理を行うことができます。ご興味がありましたら是非お気軽にお問い合わせください。

「システム・ツール」の関連ブログ