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図面・文書管理システムのビューアーとは

図面・文書管理システムの検索で、何を頼りに自分の思ったファイルを識別しますか？ファイル名ですか？それとも図面・文書管理システムに付属している「属性」ですか？的確に文字で表現できていなければ、検索ワードをとっかえひっかえして何度も繰り返し検索することになってしまいます。ビューアーは文字ではなく視覚的に識別する手段です。資料のイメージさえ頭の中にあれば概ね間違えることなく、目的の図面・文書にたどり着けるでしょう。図面・文書管理システムのビューアーについて解説いたします。

図面・文書管理システムでファイルが管理されるようになった

昭和の時代、パソコンはパーソナル利用で非力でした。たくさんのファイルを登録していくと、ファイルは大きなゴミの山のようになり、ひとつのファイルを見つけ出すのが困難になりました。そこで、フォルダを使って階層ごとにファイルを分けることによって、ファイルの山を整理し、少しでも探しやすくするようになりました。ファイルを使用するのが自分一人であればどのように整理したかが分かるのですぐに見つけられます。しかしネットワークが普及しパソコンが相互接続されるようになると、ファイルは共有フォルダに収めて、みんなで共有するようになりました。フォルダ名をうまく分類することで比較的探しやすくはなりますが、皆が使うことでファイルの山はますます肥大化します。さらに人によって登録するフォルダがまちまちになってしまうこともあり、次第にどこのフォルダに分類したかがわからなくなっていきます。

そこで、登録するときに属性を付与しておき、フォルダを横断して属性検索できるようにしておけば便利だと考え始めました。このように、ファイルをうまく利用・管理できるようにシステム化されたものが「図面・文書管理」システムなのです。

図面・文書管理システムでのファイル識別の方法

図面・文書管理システムでは、フォルダ、ファイル名、属性の他に画像での識別ができるようになっているものがほとんどです。以下に整理してみました。

【文字による識別】

【画像による識別】

画像による識別については、文字による識別よりも優っているところ、劣っているところがありますので表にまとめてみます。

図面・文書管理システムのビューアーとサムネイルとは

図面・文書管理システムにはファイル閲覧専用のビューアーが付属しているものが多いです。
ビューアーは、ファイル名、アイコン、属性による識別を行ったうえで視覚的にファイルの内容を具体的に確認するものです。下図は、弊社の図面・文書管理システム「D-QUICK7」のビューアーの画像イメージで、ページは、サムネイルでも確認できるようになっています。

【図面・文書管理システムのビューアーの例】

ビューアーで表示できるファイル種別は、Office（Word、Excel、PowerPoint）、PDFおよび画像ファイル（BMP、TIFF、JPEG）などが一般的です。2Dの図面（CAD）では、DWG、DXF、JWWが一般的でしょう。
3Dの図面（CAD）ファイルは、システムによってまちまちですが、サポートされないケースがほとんどです。
3DCADは、専用ビューアーを別途インストールしておいて、図面・文書管理システムからファイルを一旦取り出してからビューアーに読み込ませて閲覧をする方法が主流です。
図面・文書管理システムがWebで構築されているシステムの場合は、ビューアーもWebブラウザ上で閲覧するようになっています。その理由は、セキュリティーの問題でGUIで作成されたローカル上のビューアーはWebシステムから呼ぶことができないからです。ですので、一般的にはWebビューアーの方が、C/S（クライアントサーバシステム）として構築されたビューアーよりもサポートされるファイル種別が少ないのが実情です。

まとめ

ビューアーは、ファイルの内容を確認するためのもので、図面・文書管理システムでは補助的な役割にすぎません。しかしビューアーで閲覧できなかったら間違いなく不便に感じるでしょう。図面・文書管理システムを選ぶ際には、ビューアーが付属しているかどうかをぜひ確認するようにしてください。弊社の図面・文書管理システム「D-QUICK7」は本ブログに記載したビューアーが標準で付属されており、文字による識別と画像による識別ができます。導入いただければ、みなさまの現場のお役に立てるシステムになること間違いありません。

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