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文書管理に使用するデータベースの選定方法　ズバリお答えします

日々の業務で大量のデータを扱う場合には、文書を保管するものとしてデータベースが使用されています。データベースのメリットは？データベースの種類は？データベースの選定方法は？ということを意識することにより、企業に適したデータベースを選択することができます。どのようなデータベースがよいのか、データベースにはどんな種類があるのかを解説していきます。

データベース（DB）とは？

データベースとは大量のデータが格納されているデータの集合体です。データをため込むだけではなく、活用しやすい形で格納していきます。
広義でいうとデータベースとはサーバーに構築するものだけでなく、データを管理しているExcel文書やカテゴリで分類された文書などもデータベースといえます。

データベースのメリットは？

データベースを導入することによるメリットは以下の3点が考えられます。

・社内にある大量のデータの保管
　大量のデータを保管しておくことに適しているため

・情報漏洩などのセキュリティリスクの軽減
　高いセキュリティが確保された環境でデータを管理することができるため

・データの最新化
　同時に複数の人がデータを編集できるので、データの更新をする時にすばやく編集ができるため

データベースにはどんなものがある？

ここではよく使われている有名なデータベースから4種類ほど紹介いたします。

PostgreSQL

データベースの種類としてはリレーショナル型にあたります。PostgreSQLは、オープンソースのオブジェクトリレーショナルデータベースです。
重複データを持たずに登録できるよう、データ構造を整理して登録していきます。
また、拡張性が高く、さまざまなプログラミング言語からコードを記述したり、独自のデータ型を定義したりできます。

Oracle Database

データベースの種類としてはリレーショナル型にあたります。オンプレミスやクラウドでも使用でき、リレーショナルデータベースやグラフ型、非構造化データベースなどのさまざまな種類のデータ型に対応したデータベースです。セルフパッチやバックアップ、データの回復やチューニングなどのトラブルシューティングも自動ででき、データベースのセキュリティを保てます。

Microsoft SQL Server

データベースの種類としては、リレーショナル型にあたります。オンプレミスやクラウドでも使用でき、WindowsやLinuxなどの環境で、使い慣れた言語を使用してデータベースの構築ができます。また、高いパフォーマンスや可用性を発揮して、リアルタイムにデータの分析をしてビジネスに活用したりできます。

MySQL

オープンソースのデータベースでデータベースの種類としてはリレーショナル型にあたります。大規模なWebサイトやISVなどのさまざまな環境でも高いパフォーマンスを発揮できるので、データベースを利用したアプリケーション開発などに役立ちます。高度な機能や管理ツールがあり、サポート体制も整っていて、高いレベルのセキュリティを保ちながらデータベースを使用できます。

データベースの選定方法は？

データベースごとに機能が違うため、選ぶ際にはデータベースの価格、データベースの機能、データベースが取り扱えるデータ量、企業のリソースなどを考慮して選ぶ必要があります。
また、事前に登録予定のデータ量を確認し、サーバーストレージの容量についても、見積もっておく必要があります。
何れにしても、たくさんのデータベースから自社の目的に沿ったデータベースを選ぶことが大切です。

文書管理データベースの選定方法は？ズバリお答えします

文書管理システムを導入する際に選定するデータベースの基準として以下のような3つのポイントを考えて選定するとよいでしょう。

【文書管理データベースの選定　3つのポイント】
・容量の拡張性
・保守のしやすさ
・セキュリティ性

上記の３つのポイントを踏まえると、文書管理のデータベースとしてはMicrosoft SQL Server、Oracle DataBase をお勧めします。

まとめ

文書管理を効率化するにあたり、企業の目的に沿ったデータベース選びが文書管理の鍵になります。
弊社が提供している文書管理システム【D-QUICK7】は「PostgreSQL」「Oracle Database」「Microsoft SQL Server」に対応しており、大量の文書をドキュメントごとに管理することができます。D-QUICK7の機能としては以下のものが用意されています。

・検索機能、全文検索機能
文書の名称、属性、文書内の文字などをキーにして検索が可能です。

・データベース、フォルダや文書へのアクセス権制御
データベースへのアクセス制限、フォルダ、文書へのアクセス制限や機能の制限が可能です。

・版管理機能
文書を版（バージョン）で管理することにより、編集した際の自動バックアップや版戻しを行うことが可能です。

・ワークフロー
文書をリリースする際に承認ワークフローをD-QUICK7内で行うことが可能です。

・一元管理
文書に対し、一元管理を行っています。他のユーザーが編集中の場合は読み取り専用として文書を開き、編集に制限をかけることが可能です。

・編集時、メールの自動通知機能
他の利用者が文書の登録、編集、削除を行った場合、自動的にD-QUICK7からメールが送信されます。

・有効期限通知、有効期限切れ文書の移動
文書に有効期限を設定することにより、有効期限の数日前に設定したユーザーに通知メールを自動で出す機能があります。また、有効期限が切れた文書は自動的に指定したフォルダに移動し、後に必要かどうかをユーザーによって取捨選択することができます。

仕事を行う以上、大量の文書を管理しなければいけません。管理するデータベースを用意するだけでなく、文書管理をシステムに任せるとより効率よく作業できます。
【D-QUICK7】は、文書管理システムに詳しくない方でも直感的に使用できるシステムとなっておりますので、文書の管理にお悩みの方は、導入してみてはいかがでしょうか。

当サイトでは、「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。安心・安全に図面・文書管理を行うためのポイントが理解できる資料になっています。
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