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文書管理システムに必要な機能一覧とは？今後、求められる機能もご紹介

現在ご利用されている文書管理システムに付属されている機能で十分足りていますか？文書管理システムをお使いになるうえで必要になる基本機能、あったら便利な拡張機能、将来必要になる機能に分けてご説明いたします。文書管理システムを導入されていない企業さまは、システムを選択する時の参考にして頂き、既存のシステムをリプレイスするときに新たな機能要件として参考にしてください。

文書管理システムに必要な基本機能とは

文書管理システムに必要な機能ってなんでしょうか。基本的にはドキュメントの登録・改訂・検索・閲覧の機能だと思います。また、アクセス権限が設定できたり、ログ管理ができたりすることも必要でしょう。それでは、それぞれについてご説明いたします。

１．ドキュメントの登録

  • 電子化されたドキュメントを登録する機能です。
  • 文書管理システムの根幹の機能になります。
  • ドキュメントを登録する際にドキュメントの情報（属性）も一緒に登録を行います。
  • 登録の方法は、Drag&Dropで登録する方法、バッチ登録機能を使って一括で登録する方法、文書管理システムの専用機能を使って登録する方法などがあります。

 ２．ドキュメントの改訂

  • 一度文書管理システムに登録したドキュメントを改訂する機能です。
  • ドキュメントの改訂は、改訂した履歴を管理する機能（版管理）も必要です。

 ３．ドキュメントの検索

  • 大量にドキュメントが登録されていると探す際に時間がかかるため、ドキュメントを検索する機能が必要です。
  • 検索機能には、「ドキュメント名の検索」「属性の検索」「全文検索」などがあり、いかに速くドキュメントを探すことができるかが重要です。

 ４．ドキュメントの閲覧

  • 登録しているドキュメントを閲覧する機能です。
  • 登録されている文書はMicrosoft Officeで作成されたドキュメントやPDFになったドキュメントなど様々な種類が存在しますが、どのようなドキュメントが閲覧できるかが大事です。

 ５．アクセス権限機能

  • 文書管理システムに登録されたドキュメントを守るための機能です。
  • ドキュメント単位やフォルダ単位に実施できる動作を設定します。例えば「閲覧権限」「更新権限」「登録権限」「削除権限」などドキュメントの重要度に応じてアクセス権を付与する機能です。
  • 情報漏洩のリスクを軽減するための重要な機能の一つです。

６．ログ管理機能

  • ドキュメントに対して、「いつ」「だれが」「何をした」かのログを管理する機能です。
  • 万が一、情報漏洩が発生した場合に発生の原因を特定するための大事な機能になります。

文書管理システムに必要な拡張機能とは

文書管理システムの基本機能以外に、あったら便利な拡張機能をご紹介いたします。

１．ショートカット機能

  • ドキュメントやフォルダを検索するのではなく、ショートカットをクリックするとドキュメントやフォルダに移動できる機能です。利用頻度の高いドキュメントやフォルダに設定しておくと良いでしょう。

２．リンク機能

  • 同一のドキュメントを複数登録せずに、共通のドキュメントとしてリンクを設定します。リンク元のドキュメントを修正するとリンク先のドキュメントも同じように修正結果を共有できる仕組みです。

３．多言語対対応

  • システムの使用者は全員が日本人とは限りません。日本語が理解できない人のために、システム内の文字が英語や中国語に切替わる機能もあると良いでしょう。

４．ワークフロー機能

  • 文書管理システムに登録しているドキュメントに対して社内承認を得るような機能（ワークフロー機能）があれば、非常に便利です。承認ルートの作成や、承認方法の選択、承認・否認・差戻機能などでワークフローを回すことができます。

５．セキュリティ機能

  • 登録されたドキュメントに対して許可された動作を設定することで、ドキュメントの漏洩リスクを減らすことができます。
  • パスワードポリシーの設定もセキュリティ機能です。
  • PDFファイルの透かし挿入や、バナー印刷なども情報漏洩に対するセキュリティ対策の一環になります。

６．有効期限管理機能

  • 登録されたドキュメントに対して有効期限を設定する機能になります。
  • 有効期限の過ぎたドキュメントをアーカイブして保存することで、文書管理システム内を整理できます。

７．AI-OCR機能

  • 紙のドキュメントをスキャンした後に、ドキュメントの画像情報からテキストを抽出し、そのまま文書管理に登録する機能です。
  • 紙のドキュメントの電子化を行う際の機能として、利用されることが多いです。

８．モバイル端末の利用

  • パソコンだけではなく、色々な利用シーンに合わせてiPadなどモバイル端末で利用できると更に便利になるでしょう。

今後、求められる機能

ここまでは、文書管理システムの基本機能や拡張機能についてご説明致しましたが、如何でしょうか。このような文書管理システムの基本機能や拡張機能以外に、今後求められてくる機能があります。それは、他システムとの連携機能です。

他システムとの連携機能とは、例えば、別のシステムから発生したドキュメントを自動又は、半自動で文書管理システムに登録する機能です。ドキュメントを作成して文書管理システムに登録する手間を省く事ができます。

更に、登録の際に自動的に必要な属性を付けることができれば、登録先のフォルダも規則に従って選択することができます。また、逆に他システムからドキュメントを呼出せる機能も求められてくるでしょう。

まとめ

「文書管理システムに必要な機能一覧とは？今後、求められる機能もご紹介」と題して、ご紹介してまいりました。文書管理管理システムの機能につきましては、それぞれのメーカーが基本的な機能に加えて独自に豊富な機能を用意しています。文書管理システムの導入を検討するにあたり、必須機能を検討し必要な機能が漏れなく搭載されているかを確認することを、製品を選択する一つの指針にしてみましょう。

また、自社の運用（ワークフロー、紙ドキュメントの電子化や多言語対応）に合わせて今現在必要な機能、今後必要になってくる機能を検討して文書管理システムを選択する指針にしてください。

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