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文書検索ツールや文書管理ソフトは必要なの？足りない部分もご紹介

近年、データの電子化による情報量の増加に伴い、必要な文書を見つけることが困難になっています。そこで、文書検索ツールや文書管理ソフトが注目されています。文書検索ツールや文書管理ソフトは、パソコンやサーバー上の文書を素早く効率的に検索できるツールや、あらかじめ文書管理を目的に作られたソフトウェアを指します。

文書検索ツールや文書管理ソフトの種類

文書検索ツールや文書管理ソフトの違いはやや複雑でわかりにくいものです。まず、大きな視点で種類から理解していきましょう。文書検索ツールや文書管理ソフトには、大きく分けて2種類あります。

１．デスクトップ型
デスクトップ型とはパソコンにインストールして使用するソフトのことです。オフラインで検索でき、機密情報を含む文書を検索するのに適しています。代表的なツールやソフトにEverything、Recoll、DocFetcherなどがあります。

メリットとしては、オフライン検索が可能であり、機密情報を含む文書を安全に検索できます。自身のパソコンで完結するツールやソフトが多いため、インストールが簡単であることもメリットになります。

デメリットとしては、後述するサーバー型に比べて検索速度が遅く、データの共有ができないため、複数人で同時に使用できない場合があることです。

２．サーバー型
サーバー型とはサーバーにインストールして使用するソフトのことです。データはサーバーに保管されるので、複数人で同時に検索でき、大規模な文書類を検索するのに適しています。代表的なソフトにDocuWareなどがあります。

メリットは複数人で同時に検索でき、自分が登録したデータ以外も検索できます。サーバー型は複数人で同時に使用できることから、セキュリティ機能も充実しています。

デメリットは、デスクトップ型に比べて導入コストが高く、インストールや設定が複雑で容易に導入できないことです。

上記2つは、クラウドに対応しているツールやソフトもあり、クラウドであればデスクトップ型とサーバー型の両方のデメリットが解消できる場合があります。本記事では、複数人で使用するサーバー型の文書検索ツールや文書管理ソフトとして、弊社で販売している【D-QUICK7】の機能説明から文書検索ツールとしての基本をご紹介いたします。

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文書検索ツールや文書管理ソフトの機能

前提として、文書検索ツールや文書管理ソフトは文書を探すことを目的としているので、検索機能がメインとなります。検索にも種類があり、文書全体を検索できる「全文検索」、 ファイル名、作成者、更新日時などの属性で検索する「属性検索」などがあります。

ツールやソフトによっては、AND、OR、NOTなどの論理演算子を使ってのブール検索が可能なものや、検索した文書をプレビュー表示やダウンロード機能・印刷機能が使用できるタイプもあります。
文書管理システム「D-QUICK7」では文書検索ツールとしても文書管理ソフトとしても使用できる便利な4つの機能があります。

１． 検索機能
D-QUICK7には文書のファイル名や、文書内に記載されている文字キーワードで検索できる検索機能があります。社内文書のように複数人共通で使用する文書も
手早く探せることで業務の効率化にもつながります。

文書検索ツールとしても文書管理ソフトとしても使用できるD-QUICK7は、文書の状態を編集中として保持しておけますので、自分が編集中の文書だけを表示することが可能です。ドキュメント内文字での検索と作成者・更新者での検索など、多種類な検索機能を使用して検索ができます。従って、自分の作成した文書だけではなく、他の人が作成した文書も手早く探せます。

２． 履歴管理機能
D-QUICK7には作成された文書の履歴を管理する機能があります。D-QUICK7は編集中の文書を編集中の状態のまま更新でき、「いつ」・「誰が」・「過去の文書はどれか」を記録することができます。更新の際に履歴を管理すれば、後から過去の編集中状態が必要になった場合でも、過去の編集中の情報を確認することが可能です。

編集中状態から公開状態、公開状態から編集中状態にそれぞれ変更できるので、様々な状況に対応することができます。

３． 排他機能
D-QUICK7には文書が編集中の場合に、編集中の文書に対して排他制御がかかるため、自分以外に編集ができないよう制御できます。文書の編集中に別の使用者が変更することを防ぎ、誰が編集しているかもわかるようになっているため、二重作業を防止できます。

排他制御されている文書は「誰が編集中なのか」を把握できます。編集中の文書を別の使用者が閲覧できないため、勝手に自分以外の使用者に見られることもありません。

４． 権限機能
D-QUICK7には使用者や登録している文書自体に権限を付与する機能があります。使用者に権限を付与することにより、他の使用者に検索されてほしくない文書の検索自体を禁止にできます。

文書検索ツールだけでは足りない？

情報量が多くなっている現代社会においては、文書検索ツールは欠かせないツールになっています。さらに、文書管理システム「D-QUICK7」の機能説明からもわかるように、文書を検索だけでなく、様々な機能が用意されているツールが多種多様に存在します。

本記事で機能をご紹介した「D-QUICK7」では、電子化された図面データにも対応しています。図面データ内の文字での検索と作成者・更新者での検索など、多種類な検索機能の使用が可能です。文書だけでなく、図面の検索にも使用できます。

また、検索した文書や図面を他の使用者にメールで共有する機能により、検索ツールとしてだけではなく、社内の文書共有ソフトにも活用することができます。

個人と会社で使用するケースに関係なく、文書検索ツールの選定は必要なポイントや運用に適した選択が求められます。既に文書検索ツールを使用している方も、使用している文書検索ツールは使いにくくないか？ 現在の運用に適しているのか？ 文書検索するだけで問題ないのか？
をこの機会に見直してみてはいかがでしょうか。

まとめ

「文書検索ツールや文書管理ソフトは必要なの？足りない部分もご紹介」と題して、ご紹介してまいりました。文書のペーパレス化やテレワークなどの普及により、文書検索ツールや文書管理ソフトが必須となっています。

しかし、文書検索ツールや文書管理ソフトを導入しても使いこなせていないケースは少なくありません。文書管理と文書検索は密接に関連しています。文書管理システムと文書検索ツール ソフトを連携して利用することで、より効率的に情報管理を行えます。

文書検索ツールや文書管理システムを検討される場合は、文書管理システムソフト【D-QUICK7】で、社内の文書管理を実現してみてはいかがでしょうか。

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