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ペーパーレス化を推進しよう！その目的と方法とは？

ビジネスシーンにおいて以前より推し進められてきた働き方改革に加え、最近は感染症対策の観点からテレワーク、在宅勤務などを実施する企業も増えてきました。働く環境の変化に伴いシステム環境や業務の進め方を見直し、効率化をはかる企業も少なくありません。業務効率化をはかる為の対応策の１つとしてペーパーレス化のニーズが高まってきています。今回はペーパーレス化を推進する為の目的の明確化や方法、ペーパーレス化をした‘その後’の管理についてご紹介します。

ペーパーレス化を推進する目的を明確化

当記事をお読みいただいている皆さんのなかには、上層部よりトップダウンで「ペーパーレス化をしろ」「紙をなくせば保管場所のスペースが有効活用できる」「業務効率があがる」と指示を受けている方もいるかもしれません。間違ってはいませんが、自社の環境に置き換えた場合にどういった効果が出せるかを考えてみる必要があります。実際に、ペーパーレス化の目的がはっきりせずに進めた場合は、「ただPDFデータが増えただけ」「結局は紙を使って業務している」「紙を捨てられない」といったことになりかねません。まずは、自社の状況を把握した上で下記のように目的を明確にしていきましょう。

○テレワークや在宅勤務への対応
出社しなくても業務ができるように「紙への記入」から「システムへの入力」に変更
確認資料もデータ化する事でいつでもどこでも閲覧可能

○コスト削減
紙にかかるコストの見直し(用紙、トナー、プリンターのリース、保守費用)
紙の保管場所の見直し(キャビネット撤去、省スペース化)

○紛失や漏えい、劣化等のリスクの回避
紙書類の勝手な持ち出し防止、返却の管理、盗難災害等のBCP対策

○業務の効率化
検索性の向上、文書の保管や廃棄、ライフサイクルの管理

ペーパーレス化の方法

では、目的がみえてきたところで、どのような手順・方法でペーパーレス化を進めていけばいいのでしょうか。社内には多くの紙文書があり全ての文書をペーパーレス化することは大変です。また、法令や業務上ペーパーレス化できない(紙として残す必要がある)書類もあります。自社環境におきかえた目的を実現するために、以下のように進めては如何でしょうか。

〇ペーパーレス化の範囲
部門単位や部署単位など、またはコスト面、業務効率面から効果が出やすい等、優先順位を付けてペーパーレス化対象を判断していきます。

〇文書管理規則の制定
ペーパーレス化に向けて文書の取り扱いルールを決めていきます。社内規定として制定し公開することで機密性の保持や漏えいリスクの低減に効果的です。

〇紙文書の電子化
複合機やスキャナーを使ってスキャンするのが一般的です。ペーパーレス化対象のボリュームが多い場合は社員の通常業務を圧迫しかねません。スキャン作業を請け負っている業者に委託することも有効でしょう。またスキャン時にデータの中の文字をテキスト抽出することもできます。文書管理システムと組み合わせることにより検索効率を飛躍的に向上させることも可能です。

〇管理システムの導入
ペーパーレス化した文書を検索・閲覧・確認できるシステムで管理します。テレワークや在宅勤務に対応するためにセキュリティ面も考慮します。後述の文書管理システムはペーパーレス化後の管理システムとして最適です。

ペーパーレス化　その後は

スキャンされたデータの管理として、ファイル名を付けフォルダを整理していけば、社内の共有サーバーでも管理することは可能です。しかしながら管理対象が多くなってくると検索に時間がかかったり、勝手にコピーや持ち出しされたりと文書の管理が大変です。その場合はシステム側で制御ができる文書管理システムが有効です。
文書管理システムには文書を適切に管理するために様々な機能が実装されています。

〇検索機能
文書管理システムには、名前検索以外にも、属性検索、全文検索など豊富な機能があります。スキャニング時にOCR処理を行えばファイルの中の文字まで検索することもできます。さらに属性検索を活用すれば今まで管理台帳に記載していた分類や情報を検索項目として利用することもできます。紙文書の資料を探し出している時よりも検索にかかる時間を大幅に短縮することも可能です。

〇漏えい・紛失対策
文書の漏えい・紛失対策についても文書管理システムは効果を発揮します。システムを利用するユーザーやグループに、登録、閲覧、編集、印刷といったアクセス権限を与えることができます。さらにはフォルダやファイル単位でもアクセス権の設定が可能です。不用意なファイルの持ち出しや削除を防ぎ、社内文書のセキュリティ対策にも貢献します。

〇有効期限管理
文書管理システムに登録された文書に有効期限を持たせることができます。有効期限前に利用者に通知する機能もありますので、保管期限や廃棄期限などを設定すれば利用者の作業忘れを防止するのにも役立ちます。

この他にも、文書管理システムは、システム内で申請業務が行える「ワークフロー機能」や文書の変更履歴を管理できる「履歴管理機能」など多くの機能を搭載しています。ペーパーレス化を検討するにあたり、その先の管理まで見据えて考えていくことで業務フロー自体の見直しにもつながるのです。

文書管理システムは、文書の「発生」→「伝達」→「活用」→「保管」→「保存」→「廃棄」といったライフサイクルを効率よく管理できるシステムです。紙管理またはファイルサーバー管理では成しえなかった管理方法を実現し、利用者の業務効率化に大きく貢献します。

まとめ

今回は、ペーパーレス化する為の方法と、その後の管理についてお伝えしてきました。
ペーパーレス化を検討しているが上手く進まなかったり、管理に限界を感じてきていたりしたら、ペーパーレス化とあわせて文書管理システムでの管理を検討してみてはいかがでしょうか。 アイサイトでは図面・文書管理システムとして「D-QUCK7」をリリースをしております。文書管理に必要な機能を実装しており、皆さんの業務効率化をお手伝いします。ご興味がありましたら是非お気軽にお問い合わせください。

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