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紙書類をデータ化・電子化する方法とそのメリットとは？文書管理につなげてみよう

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今までの業務で紙書類が大量に残っていませんか？紙書類から「データ化」「電子化」することでさまざまなメリットがあります。「データ化」「電子化」とは？について説明し、「データ化」「電子化」する方法とメリットを整理し、解説していきます。

「データ化」「電子化」とは？

「データ化」「電子化」とはデジタルデータとして扱うことができない情報をデジタルに変換することを指します。

手書きの発注書やFAX、請求書等まだ紙書類で業務をしている企業もあります。近年、これらの業務を紙書類ではなく、デジタルのデータ（電子情報）にし、システム上で処理することが求められています。

「データ化」「電子化」する方法とは？

「データ化」「電子化」を実現する方法にはどんな手法があるのでしょう？いくつかの方法をご紹介していきます。

手入力によるデータ化

今まで紙書類で作成していた発注書、請求書などのテンプレートをWordやExcelで作成します。その後、紙書類の発注書や請求書を目視で確認し、手入力でテンプレートに入力する方法、いわゆる手入力によるデータ化です。デジタルのデータにはなっていますが、手間や時間がかかりますし、手入力のため入力ミスも発生する可能性があります。

複合機によるデータ化

複合機のスキャン機能を利用し、紙書類をPDFファイルなどに変換することでデジタルデータ化を低コストで実現できます。画像内の文字まで読み取りたい、データ内の数字も検索できるようにしたいなど、高品質なデータを作成するためには専用機器を新規導入する必要があります。

OCRによるデータ化

OCRとは「光学文字認識技術」を指します。書かれている文字を認識してデジタル化する技術です。専用の機器で紙書類に記載されている文字をスキャンし、データ化した情報をPCに表示させる仕組みです。

AI-OCRによるデータ化

OCR部分については「OCRによるデータ化」と変わりはありませんが、OCRにAIを加えたものをAI-OCRといいます。AI-OCRとOCRは以下のような違いがあります。

  1. 文字認識率
    AI-OCRでは事前に学習させることにより文字の文字認識率を向上させられます。また、文字の読み間違いが発生した場合でも、そのデータを再学習することでさらに文字認識率の向上も実現可能です。
  2. 業務システムとの連携
    AI -OCRでは、業務システム入力に必要な情報は何か、読み取った情報が何の項目なのかなども自動的に読み取り、生成することができます。
    入力の必要項目をAIが自動的に読み取り、生成を行うことで業務システム入力作業を大幅に効率化できます。
  3. さまざまなフォーマットに対応
    2でもご説明したようにAI-OCRではAIが項目などを自動的に抽出します。そのため、発注書や請求書などさまざまなフォーマットの帳票であっても、紙書類をスキャンするだけで項目の抽出を行うことが可能です。

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「データ化」「電子化」を行うことによるメリットとは？

紙書類と比較し、電子化された情報には以下のようなメリットがあります。

業務の効率化

関係者が共有できる保存場所に格納すれば、複数人で閲覧することが可能です。また、同じ電子ファイルであればファイルを編集するだけでよいため、紙書類を関係者に配布し編集する必要もありません。

検索についても紙書類とは違い、目視で探す必要がなく、電子ファイルの名前やキーワードを用いて検索することですぐに電子ファイルを利用できます。

保存先

紙書類が減るので保存スペースも削減でき、空いたスペースを他の目的に使うことも可能です。また、文書管理システムへの保存や、クラウドストレージに保存することで、外出先からでも確認できます。

その他に電子ファイルを一定期間保存しておくことにより、コンプライアンスやリスクマネジメントの強化にもつながります。

まとめ

「紙書類をデータ化・電子化する方法とそのメリットとは？文書管理につなげてみよう」と題して、ご紹介してまいりました。近年ではテレワークや電子帳簿保存法、インボイス制度に伴い紙書類を「データ化」「電子化」することが求められています。

電子ファイルを保存するにあたり、文書管理システムに保存すれば、更なる業務効率化につながることとなります。弊社が提供している文書管理システムD-QUICK7は電子ファイルの、閲覧、検索に優れた文書管理システムとなっております。

またアクセス権の制御を行うことができるため、登録した電子ファイルの安全な運用が可能です。

D-QUICK7の機能としては以下のものが用意されています。

【D-QUICK7 の主な機能】

  • 検索機能、全文検索機能
    文書の名称やキーワード、文書内の文章をキーにして検索が可能です。
  • データベース、フォルダや文書へのアクセス権制御
    データベースへのアクセス制限、フォルダ、文書へのアクセス制限や機能の制限が可能です。
  • 版管理機能
    文書を版で管理することにより、編集した際の自動バックアップや版戻しを実行できます。
  • ワークフロー
    文書をリリースする際に文書リリースの承認ワークフローをD-QUICK7で行うことが可能です。
  • 一元管理
    文書に対し、一元管理を行っています。他のユーザーが編集中の場合は読み取り専用として文書を開き、編集に制限をかけることが可能です。
  • 編集時、メールの自動通知機能
    他の利用者が文書の登録、編集、削除を行った場合、自動的にD-QUICK7からメールが送信されます。
  • 有効期限通知、有効期限切れ文書の移動
    文書に有効期限を設定することにより、例えば有効期限が切れる旨の通知メールを有効期限の数日前にユーザに自動送付する機能があります。また、有効期限が切れた文書は自動的に指定したフォルダに移動し、後に必要かどうかをユーザーによって取捨選択することができます。

文書を管理する以上、大量の文書を管理しなければいけません。大量の文書の管理を紙ベースで管理するのではなく、文書管理をシステムに任せるとより効率よく作業できます。

文書管理システムに詳しくない方でも直感的に使用できるシステムとなっておりますので、文書管理システムにお悩みの方は、導入してみてはいかがでしょうか。

当サイトでは、「D-QUICKシリーズ」についてわかりやすく説明している資料をご用意しております。安心・安全に図面・文書管理を行うためのポイントが理解できる資料になっています。ぜひ、ダウンロードページより資料をご覧ください。

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