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タブレットで文書管理をデジタル化！ペーパーレス化を実現しよう

タブレット端末を導入し、業務のペーパーレス化を図る企業が増加傾向にあります。そこで今回、モバイルデバイスを使って、どのようにペーパーレスオフィスを実現するかご紹介します。

ペーパーレスと文書管理とは？

ペーパーレス化とは、紙の利用を減らし、資料を活用しやすいように電子化して保存、保管を行うことです。電子書籍やWeb会議の活用、勤怠管理のシステム化などもペーパーレスに係る取り組みと言えます。現在、「e-文書法」、「電子帳簿保存法」など、ペーパーレスに関する法整備も進んでいます。

文書管理とは、業務上で発生する文書や電子ファイルなどを管理することです。単に文書を保存しておくことではなく、文書の作成から活用、処理、保管、廃棄までの流れ（ライフサイクル）に沿った適切な管理のことを示します。

ちなみに少し古いデータですが、2020年の日本は国民一人当たりの紙・板紙消費量は178.4Kgと世界でもトップクラスの水準にありました。世界平均は52.3Kgとなっており、日本の紙の消費量は世界平均の約3.4倍になるのです。電子化が叫ばれている昨今でも日本の紙の消費量はものすごい量だといえます。

ペーパーレス化の利点・欠点

現在多くの企業はビジネスのデジタル化や、「DX（デジタルトランスフォーメーション）」を目指しています。紙依存の認証プロセスや情報活用はこの取り組みを阻害しやすいため、必然的にペーパーレス化を推進する企業は増えている状況です。そこで、ペーパーレス化の利点・欠点を説明していきます。

【利点】
・コスト削減
ペーパーレス化によって得られるメリットの１つはコスト削減です。紙を使わないことで、印刷や郵送にかかる費用がかからなくなります。また、資料の保管スペースも縮小できます。これまで使っていたスペースが空き、オフィスのレイアウトもしやすくなります。

・業務効率化
ペーパーレスは業務効率化にもつながります。過去の書類を探す場合、紙であれば一枚ずつ確認しなければならないため探す時間を取られてしまいますが、電子データであれば、キーワード検索や全文検索で見つけ出すことができます。

・多様な働き方との親和性
働き方改革の一環として、テレワークを導入している企業が増えています。その中でネックになる課題の一つが、紙ベースの承認プロセスや情報共有です。しかし、紙ベースでやり取りをしていた稟議書や申請書なども、オンライン上で回覧すれば、わざわざ上司や関係者に紙を持っていったり、印鑑をもらったりする手間が省けます。書類に記入漏れや誤字脱字があっても簡単に修正でき、一から作り直す必要がなくなります。また、パソコン、スマートフォン、タブレットなどさまざまな機器からアクセスが可能になる事も多様な働き方と親和性が高まります。

・セキュリティ強化
紙の場合、紛失による情報流出のリスクがあります。また、紙文書の保管時にはキャビネットに鍵をかけるなどの物理的なセキュリティ対策も必要になります。その点、ペーパーレス化しオンライン上で電子文書を管理すれば、紙で持ち出すことはなくなるため、紛失による情報流出も防ぐことができます。また、キャビネットにしまう必要がないため、鍵をかけなくてもよくなります。

・情報共有の容易
ペーパーレスであれば情報共有も容易になります。紙文書を使っての情報共有の場合、手渡しの非効率さや、コピーや作り直しの手間があります。しかし、電子化することで、メールやチャットに添付するだけで情報共有が可能になります。

【欠点】
・導入費用がかかる
紙書類を電子化するためには、電子化するためのスキャナー等が必要になります。
また電子化されたデータを共有するためのネットワーク設備も必要になります。過去の紙書類を全て電子化する場合、膨大な量になる可能性もあり、それらの保管には大容量のクラウド契約やサーバーの新設を検討しなければならず、費用がかかってきます。

・メモが取りにくい
　紙の場合、ふと気づいたことや、必要なことを直接的に記録できていました。しかし、ペーパーレスに移行するとアプリの起動に時間がかかるケースもあり、瞬時に記録を取りたくても困難な場合もあります。簡単に記録できなくなることで紙のほうが運用し易いと思っている人も多数いるのではないでしょうか。

・端末による見えづらさ
パソコンやタブレットの画面サイズが小さいことにより、資料が見えにくい場合があります。ペーパーレス対応の端末を導入する際、どの画面サイズなら違和感なく見えるか、運用できるのかよく検討しなければなりません。

・ITリテラシーが必要
電子化したデータを十分活用するには、相応のITリテラシーが従業員に必要になります。ITリテラシーが不足していれば、端末動作がうまく使えない社員、ツールになかなかなじめない社員には、電子化したデータはかえって不便だと思われてしまいます。また、ITリテラシーが不足している社員が、電子化した機密データを取り扱うことで、セキュリティリスクが増大します。このような理由により、なかなか社内でペーパーレスが浸透しにくい場合があります。

タブレットを使用する理由

ノートパソコンに比べ、タブレットならば持ち運びが容易であり、使用時のスペースが必要ないので、いつでもどこでも資料が閲覧できます。また、カバンに入れても、タブレットの場合軽く、周辺機器が少なく、持ち運びやすいメリットがあります。タッチペンなどで直接メモを記入することもできます。カメラ撮影によりすることで、簡単に電子ファイル化できるのも最大の魅力です。

タブレット活用方法

ペーパーレス化でタブレット端末を導入すると、相手に最新の資料を提示しながら話を進めることが可能になり、タッチペンで図などを書いて説明すれば、相手も理解しやすくなります。パソコンでは使えないアプリもあり、タブレットでしかできないことがけっこう多いです。会議で一人一人にタブレットを用意すれば、ピンチアウトが可能であり、小さい文字が見にくい場合でも瞬時に確認することが可能になります。ノートパソコンに比べタブレットのほうが本体価格を低く抑えられるため、社内のペーパーレス化が進みやすくなります。

まとめ

以上、ペーパーレス化の利点・欠点、タブレットの活用方法等を説明しました。ペーパーレス化とタブレット活用により、業務効率、生産性がいっそう上がっていくことが可能になります。ペーパーレス化でのタブレット導入を積極的に検討してみてはいかがでしょうか？

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