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タイムスタンプと文書管理システムの関係性は？

2022年1月より電子帳簿保存法が改正されました。その他にも、e文書法、電子署名法、不正競争防止法、先使用権制度ガイドラインなどタイムスタンプが義務化もしくは推奨されている法令やガイドラインがあります。みなさんの企業でもDX推進やペーパーレス化といった目的でタイムスタンプを導入・検討されているのではないでしょうか。今回は、社内の文書をより効果的に管理していくためにタイムスタンプと文書管理システムの関係性について解説していきます。

タイムスタンプの役割とは

タイムスタンプの役割とは、対象となる電子文書がある時刻に確実に存在していたことを証明する電子時刻証明書です。タイムスタンプは第三者機関である時刻認証業務認定事業(TSA)が発行するため、タイムスタンプ付与時から文書の変更、改ざんを隠すことはできません。タイムスタンプは、「いつ付与したか」と「何に付与したか」の情報は保持しておりますが、「誰が付与したか」という情報は持っていません。そこで有効となるのが電子署名の機能です。電子署名とは、紙の契約書でいうサインや押印に相当するもので電子文書へ署名を行う機能です。電子署名には「誰が付与したか」と「いつ付与したか」の情報を持っています。

タイムスタンプ＋電子署名が利用される例としては電子契約があります。電子契約では、電子文書の完全性が証明されることで法的効果を持ちます。電子文書の完全性の証明とは電子文書に対し「誰が」「いつ」「何に」を証明することで、「電子文書の消失防止」「改ざんの防止」「変更事実の有無・検証」が求められます。タイムスタンプ＋電子署名は電子契約を行う上で非常に重要な技術となっています。

文書管理システムとは

タイムスタンプを付与した電子文書の保存先としては社内のファイルサーバーが一般的です。ある程度のアクセス権を設定でき、電子文書を簡単に社内で共有することにより効率的な管理ができます。ただし、電子文書は会社の歴史とともに増え続ける一方です。また、ベテラン社員の退職や組織の変更により、最初は出来ていたファイル管理も徐々にずさんになってきてはいないでしょうか。そこで、社内の文書管理や図面管理をシステム化する企業も増えてきました。

文書管理システムとは、文書の発生から管理、廃棄までのライフサイクルを効率よく管理できるシステムです。文書管理システムには、文書名検索以外にも、属性検索、全文検索など豊富な機能があります。属性検索は文書名、ファイル名が分からなくとも、今まで管理台帳に記載していた分類や情報を検索項目として利用することができます。さらにOCR機能と連携することにより、スキャンデータやFAX文書をテキスト化し全文検索ファイルとして登録することもできます。紙文書で資料を探し出している時よりも検索にかかる時間を大幅に短縮することも可能です。

文書の漏えい・紛失対策についても文書管理システムは効果を発揮します。システムを利用するユーザーやグループに、登録、閲覧、編集、印刷といった権限を与えることができます。ファイルサーバーでは設定や変更が大変であった変更も簡単に行うことができます。ファイルの不用意な持ち出しや削除を防ぎ、社内文書のセキュリティ対策にも貢献します。

文書管理システムには、電子文書の改訂や変更履歴を管理する機能も搭載しています。文書名・ファイル名とは別に改訂番号を有し、「誰が」「いつ」変更したかを一元的に管理できます。アクセス権設定やワークフロー機能と組合せることにより、電子文書の「最新版が分からない」「正式なファイルが分からない」といった問題を解消できるでしょう。

文書管理システムとタイムスタンプを組合せるメリット

ここまでタイムスタンプと文書管理システムのお話をしてきましたが、文書管理システムとタイムスタンプを組合せて運用していくことは非常に効果的です。タイムスタンプを付与した電子文書を管理する上で有効な文書管理システムの機能を以下にピックアップします。

〇検索機能・・・・・・属性検索や全文検索により目的の文書へ素早くアプローチ
〇漏えい・紛失対策・・アクセス権設定より電子文書の流出や誤操作を抑止
○履歴管理・・・・・・電子文書の最新版の管理、改訂・変更履歴の見える化
〇有効期限管理・・・・電子文書の契約更新期限や廃棄期限をシステムから通知
○ワークフロー・・・・電子文書の申請・承認履歴を管理

また、一度タイムスタンプが付与された電子文書に対し、正式な内容変更によるタイムスタンプの再付与や履歴管理も文書管理システムであれば適切に管理することが可能です。

ファイルサーバーの場合、電子文書自体の管理について運用ルールを定めていく必要があります。運用管理の効率化を図る意味でもタイムスタンプが付与された電子文書の管理についても検討していかねばなりません。

まとめ

今回はタイムスタンプと文書管理システムについてお話してきました。法対応するだけであればタイムスタンプだけでも可能ですが、文書管理システムとタイムスタンプを組み合せることにより利用者の業務効率化に大きく貢献します。

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